第1章 GTD现象

屯，刚柔始交而难生，动乎险中，大亨贞。

——《易经》

为什么《搞定Ⅰ》（最新版）中提出的简单方法造成如此轰动效应？这套熟悉的、简单易懂的概念和行为当中究竟包含着什么，竟然引起这么强烈的反响？

可能有些原因我不大明了。有时候，的确有些潮流和现象突如其来地涌现，又莫名其妙地消失。不过，我知道GTD广受好评有4个原因：

第一，它提出的所有概念都行得通，且简单易懂，并合乎逻辑。

第二，它易于实践，任何人可在任何时间、任何地点运用；它的辅助工具很常见，人人都有。

第三，GTD所解决的问题和人们对这些问题的认识，在全世界范围内呈现稳步增加的趋势。

第四，它提出的模型契合了人类心理多个层面的更深刻、更出于本能的东西。

GTD真的有用

GTD模型由普通人在真实情形下进行了研究、检验和改进。我当初主要是想发明几套行之有效的自我管理方法，后来才开始深入思考它们见效的原因。我认为，如果我能发现一个卓有成效的办法背后隐藏的原则，就能举一反三，把这些原则运用到其他方法中，从而更加轻松地抓住重点，高效工作。

比如，我把脑子里想到的事情一一罗列出来以后，我对眼前工作任务的感觉顿时起了变化。还有，我再想这些问题时，觉得思路清晰多了。个中原因让我好奇。我的世界本身并没有变，我只不过是客观地把它们罗列出来而已。于是我提出这样一个假设：我之所以心情变轻松了，是因为如果一件事始终搁在心上，我就得时不时想着它，提醒自己去做，这本身就给我造成了压力，导致工作效率低下；而当我把它写下来以后，至少从心理上减轻了它们对我的压迫。这个道理对其他事、其他人也适用吗？也能起到相同的效果吗？

我把它举一反三，得出了构成GTD的一整套核心原则。然后我又想，有没有什么东西揭示了这些方法管用的方式和原因，能让我加深理解，进而将其推广应用，提高办事效率呢？

事实证明，原来的那套方法果然屡试不爽，因为它揭示了高效工作根本而深刻的奥秘。处理工作篮里的信函文件，是你与身边出现的新事物建立合作关系的最佳方式。定期整理和检查你列出来的未尽事宜，不仅可以让你总揽全局掌控工作流程，还能有效地管理重大项目，乃至协调你和家人的关系。理清你在工作中的核心内容和责任范围，可以有效地突出工作中的重点；当你把这些办法全面运用到生活中去时，可以有效加强平衡，全面兼顾生活的诸多层面。GTD模型各部分的用途好像永无止境。

GTD风靡高科技领域

我想，最能体现GTD实际效果的，莫过于它在科技领域、IT界和博客圈令人惊奇的快速传播。在本书写作之际，平均每天有50篇新发的博客文章（只包括英语博客）提到GTD。而GTD的原则本身跟软件、电脑以及新推出的、充斥市场的高科技产品没有特殊关联。所以，我对它在这些领域如此受欢迎的原因做了些许猜想。

我本人绝对算不上勤快，我认识的电脑奇才也一个比一个懒。编程的工程师们加班加点地工作，就是想设计出一些产品，让他们不用再加班。计算机行业的本质就是让运算变得更简单、更快捷、更高效、更可靠，换句话说，就是少费力气多办事。既然用最少的投入获得最大的产出，既是高效工作也是GTD原则的根本所在，那么，计算机行业的人迷上GTD就不足为奇了，因为GTD跟他们的目的是一致的。

电脑程序必须建立一整套规则，在预先设定的系统内处理各种可能出现的情况。同样，GTD给出的方法也没有漏洞，没有故障，没有含糊不清或者考虑不周之处。这个模型为你提供了一套公式，你可以用它来处理日常生活中可能遇到的每件事情，即如何接收、评价并整合、组织以及重新评估你遇到的情况。一名爱上GTD的技术人员对我解释说：“戴维，你的方法包含了所有可能的情况，不管系统出现什么情况，它都能正常运行。”

科技界也有很多人早就开始运用GTD。因为它用全新的方法来解决时间管理和组织整理这个长期困扰人们的问题，而且它给出的承诺是大多数人从来没有尝试过的，即没有压力地高效工作。所以，一个人必须具备开放的心态和一点儿冒险精神，才能接受它的理念。

GTD也是一套独立的系统，意即个人信息管理软件都可以采用它的原则。我教给大家的其实不是一个系统，而是一套系统性方法，你可以稍加调整，把以前很少有人问津的软件应用派上用场，从中受益。流行的操作系统软件比如微软研发的Outlook和Lotus Notes等软件，它们的Task或To-Do功能平常很少被用到。人们看到，一旦这些软件转化成GTD方法，它们顿时焕发出新的生命。GTD还建立了思考和组织的平台，愿意开动脑筋、施展自己才华的科技人员用它开发出了成百上千种软件的用途。

为什么其他系统和模型做不到这一点

人们发现GTD具有立竿见影的效果，主要原因可能是，它是第一个真正管用的模型：同样的问题，其他办法解决的效果简直连差强人意都算不上。过去采用的方法大多不是过于简单化，虎头蛇尾，就是用起来很别扭，要么这些缺点占全了。

人们想“有条理”地工作，一般来说，是指他们希望对周围的环境和自己的节奏有所掌控。只用简单的一步行动当然做不到掌控一切。你必须先把你所面对的所有事情抓出来，然后把不清楚或者脱节的环节一一理顺，然后才能做到有条理；即便你完成了这几步，也还得定期查看和追踪。GTD是首创的可供公众使用的系统，它教会人们先把眼下想到的事情客观地一一罗列出来，然后再对它们做价值判断。

相反，其他系统没能包含对掌控局面、理顺关系至关重要的所有要素。如果一个模型重点解决的是事务重要性排序问题，那么，它通常就考虑不到怎么尽量高效地把不重要的事务暂时搁置，这些事务也许就被彻底忽略了。即便它强调确立目标的价值，往往也不会对各种目标加以区别；目标其实是分为不同的类型和层次的，必须用各种不同的结构让它们各就各位。

总的来说，我研究过的模型或系统，好像都假定你可以以当前精确而全面的视角，从第一步做起，运用理性而明智的思考，理顺各种事务和结构的头绪；不慌不忙、井然有序地做你关心的每件事，轻松潇洒地实现预订的目标和计划。你见过有人是这么简单从容地生活吗？

实际情况要复杂得多。我们在社会生活中，很清楚在多个层面什么对自己最重要；我们想掌握主动，尽量抓住重点。我们的活动不仅常被外界的意外情况和事件打断，而且我们的看法也会随着成长和阅历而发生改变。如果你过于刻板地遵照一个澄清重点、加强条理的模型做事，而这个模型没有考虑到事物是在发展变化的，也不能让你根据情况的变化随时做出调整，它就不可能一直行得通。GTD就不存在这个问题。

好的设计等于消除拖沓

要想搞清楚为什么GTD如此有效，最好的办法也许是思考和设计消除拖沓。

多年来，我一直不明白，为什么那些最用不着GTD的人，反倒对它兴趣最大，积极性最高。他们聘请我们的培训师去为他们培训，改善他们以一般标准而言不算低下的工作效率；他们往往已经是遥遥领先的生产商、雷厉风行的领导者和日理万机的大忙人。为什么？因为这个群体往往对系统的拖沓、烦冗感触最深。

如果有人满足于现状，不关心是否能让程序更加流畅、取得更好的结果，他可能就对提高业绩的可能性缺乏敏感，甚至认为毫无必要，毫无价值。GTD之所以受到青睐，在很大程度是因为越来越多的高效工作者，渴望有一套可以运用在工作和生活中的系统，它能真正减少摩擦，增进流畅性。GTD提供了可以兼收并蓄的充分结构，而它的组织特点又很灵活，可以在变幻莫测的成长、变化和意外情况下保持稳定。

它的原则简单易行

你用不着特意购买某种产品，或专门学习某项技能，也能立刻开始实践GTD。它的步骤全都是常见的行为，简单且来源于基本常识。唯一具体的要求是有一个可以写字的记事本，一颗善于思考的头脑，然后要有个地方可以把你写下来的东西存放好。

GTD之所以在不断发展，关键的因素是，它的方法建立在基本的、普遍的人类原则基础之上，不受文化、职业背景和心理差别的影响。多年来，我和我公司的职员一直在用这套方法开展工作。迄今为止，我们还没有发现，GTD对某一类人效果好，对另一类人效果不好。我们把它用在儿童、大型企业首席执行官、艺术家、项目经理、生产一线的工人、家庭成员、学生、牧师和退休人士身上。我们为财富50强企业、全球性非营利组织、高科技创业公司、私家小店和政府机构的人员做过培训。我们把GTD引入各行各业：金融服务、公共事业、医疗卫生、能源、交通、航空、消费品、高科技和教育等领域。我们发现在德国、沙特阿拉伯、爱沙尼亚、波多黎各、加拿大和巴西等国家，它不约而同地受到热烈欢迎。我们发现，人们接受GTD，不受性格类型、学习方法和性别的制约。

问题在加剧，人们对解决问题的需求日益迫切

如果GTD只能解决某个特殊问题，只对一小部分人奏效，那么它的受欢迎程度就会大打折扣。同样，如果它解决的问题无关宏旨，在人类活动的广阔天地不足挂齿，那么它也不会被广泛采纳。而实际情况却是，数量庞大的人群日益感受到越来越大的压力，力不从心，不能充分集中精力工作。针对这种情况，在世界范围内，人们越来越强烈地认识到，要重获平衡、掌握主动。

说到底，我们渴望的是更多的自由，而不是更多的工作。与此同时，我们还希望能够及时应对突发状况，如今的突发状况比历史上任何时期都频繁得多。简而言之，我们迫切地想要学会自我管理，不是管理信息，而是洞察事物的意义以及它们之间的关系。

太多的意外

人们常常问我：“戴维，在科技、通信和信息领域有什么新东西，造成了这么多的压力？”我的回答很简单：“没有什么新东西，只不过一般来说每样东西都是新的。”

变化总会导致某些形式的压力，因为我们的整个世界是希望保持静态的。新事物出现以后，得把它纳入现有的系统和数据当中，其他东西就要给它腾地方。具有讽刺意味的是，甚至连积极的变化也常常导致沉重的压力和痛苦。变化要求重新调整人际关系以及改变自我形象，变化迫使家庭结构和模式发生剧变。

情况一直是这样的。今天的世界还有一点不同：在过去3天里你收到的导致产生变化、创造项目和改变重点的信息，也许超过你的父母在1个月内收到的信息……超过有些老辈人1年内收到的信息。如此快节奏的变化在老辈人那里很少发生，所以他们尚能承受这些压力。而这对你来说却是生活的常态。你采用新技术，五花八门的东西源源不断地进入你的电子邮箱和语音留言机，每条信息都足以改变你对事务重要性的排序。

是否善于处理源源不断的新情况，关系到你能不能用积极的、可持续的态度自信地处理它们，不让它们把你和你的系统淹没，关系到你能不能在忙碌的日程中重新调整所有活动，把它们吸收到对你有意义的事物中。反过来，如果你做不到这些，就会感到焦头烂额，无所适从。

问题不在于信息，而在于意义不明的超负荷

大部分自助类读物都想解决两个其实算不上真正问题的问题：时间管理和信息管理。解决办法不外乎把恰当的设计引入一套既定的系统，利用日程表（和手表），提出速度、空间概念，使用归类整理和选择的方法和手段。

时间和信息其实并不是压力产生的来源。时间是无法管理的，它自顾自地流走。你能管理的只有你自己——你关注的事和你采取的行动。时间让人意识到紧迫性，把主要问题凸显出来，它考验你什么时候把资源分配到哪里。如果你把自己管理得很好，很有效，时间就消失了。你忘记了时间。你感觉不到匮乏、冲突或者失衡。

真正要解决的问题是意义不明的超负荷。大自然是我们身边一种极其复杂的环境，我们却觉得它让人放松，因为我们的大脑喜欢无穷无尽的变化和复杂性。大自然的信息基本上是一目了然的：光的意义，熊、蜜蜂和浆果的声音，只要接触过一次，就全明白了。而类似电子邮件这样的信息就麻烦得多，你得把它打开、读完、分析、评价，然后把所有隐含的信息和变量考虑进去，变成一个连贯的整体。这就相当于你每天遇到100多种不同的熊、蜜蜂或者浆果类植物。

一个人承受压力的能力就看他会不会用高效的思考方法来快速地应对每件事，然后再想出一套办法，把它们归到适当的工作篮里。这就是GTD教给大家的，也是它在紧张忙碌的现代社会尤其管用的原因所在。

GTD是可以学会的流程，不是生来就有的技能

GTD的广泛传播还有一个因素，那就是社会越来越要求高效率。社会越来越期待人们能够事事顺利，把工作搞定。灵感和创新固然重要，可是如果企业和个人不能把计划、目标、愿景落实，不能把最好的想法和战略付诸实践，再好的计划也是徒劳的。

但是你能训练一个人提高工作效率吗？一整套行为模式能让人变得多才多能吗？普遍的看法依旧是，有些人天生工作效率高，有些人天生工作效率低。推销界曾经有过类似的成见，直到某一天，有人恍然大悟，认识到其实有一整套典型的、可以总结出来的推销流程。有些人本能地悟到了它，并自觉地加以运用；它其实是一整套特殊的流程，可以传授，可以学会，可以运用。

类似的现象也出现在创造和创新领域。过去，创造者和创新者被认为独具天赋。错！其实创造和创新也有一套流程。如果有人遵照恰当的行为模式，他就能提出一些创新的想法和解决方案。

提高工作效率同样也就不足为奇了，这就是GTD提出的流程。人们越来越认识到，这个流程是可以学习、分析和运用的，与个体和文化背景无关，所以它在世界范围内引起广泛的反响。

它将基本原理与本能相结合

GTD得到日益广泛的认可，还有最后一个原因，不知道我能不能用简单明了的语言把它说清楚，因为这个原因涉及心理学、美学和灵性的深奥领域。我不敢说我在这些领域有多高的造诣，不过GTD的某个层面和它的表达方式似乎触及了一些意义深刻的本质，超越了它所探讨的工作高效的主题和内容的具体方法。我要斗胆说一句，GTD认识世界的方法与艺术、心理学和灵性有异曲同工之妙：作为一个框架，它可以让人们在全新的层次和深度认识和理解现实世界的真相。

我们与我们的世界的互动通常并不是预先设定好的，并不是线性、合乎逻辑、按部就班的。我们当然会思考和分析，但我们常常被迫面对跟我们所设想的不一样的现实，各种事情都在发生，可它们并不符合理性、清晰的分类方法。

泛泛地说，我们身上似乎有一种动力，一种冲劲，这是激励和引导我们的内心和外在行为的一种基本力量。可是对大部分人而言，多数时候这种动力似乎没有一个自觉的、客观的计划。你回想自己走过的路，也许会发现，你好像一直都有前进的方向，可是你走在路上的时候，并不觉得这个方向清晰、明确。

是的，你一直在经历各种各样的事，大部分是没有计划、意料之外的事。但是你很快就明白了这些经历的意义，也就是说，你在它们的内容之间建立起联系。在这个过程中，你在自己内心憧憬和外界真实遭遇之间建立起了联系。

假定我们都想提高工作效率，那么，先选好几种工具和方法，再利用它们来支持和实现这个愿望，就是最具实际效果的行动。GTD既涵盖了外界的所有新情况，又具备对内心的方向和冲动的敏感和认可。它不要求你一开始就把什么都想好。我们和世界发生联系，就是通过接收信息，将其分类、整理，并思考和行动；GTD只不过认识到了人类经验的这条隐含的公式，并把它上升到理论层面，让你能够积极主动地利用这种理论，并从中受益。

揭开隐含的真相

GTD从没有号称它是开天辟地的大发明，也从不承诺能让你的生活大变样。它只是帮助你发现你已经拥有的东西。我们都有很多事要做。我们想做的事太多了，长着三头六臂都未必完得成。这个模型假定你已经具备了必要的创造力、动力、灵感和智慧。你只要养成这样的习惯，认识到自己已经具备的能力，把它们推向更深、更广，扫除让它们真正发挥效用的障碍，运用工具抓住、形成并在这个世界上更加充分地表现你的天赋即可。GTD之所以引起广泛的兴趣，是因为它没有提出任何日程表，它只提供了最好、最简便的办法，把一种自主掌控的感觉和全面看问题的视角注入你的生活，以免你理不清头绪，迷失方向。

它有一种风格……

GTD具有一定的复杂性，它提供了一种情境，交给你一张地图，不管你走到哪里，都能告诉你前面是什么。我再说一遍，记住，它不是一个系统，而是一套系统性方法。系统的寿命往往有限，因为形式容易受制于功能，你期待的结果在质和量两个方面总在变化，实现这些结果的系统也必须相应地变来变去。而一套方法，如果正确的话，它是灵活的，可以随着时间的推移加以调整，添加新的、扩展的内容。GTD模型的独特之处在于，它对你在生活中可能遇到的问题给予一视同仁的分量。什么事都要紧，也可以说什么事都不要紧。你的生活目标是什么？很好。该买猫粮了？非常好。只要是引起你注意的事，就可以用它来处理。如果事情没有引起你的注意，就不要费神来考虑它。

GTD值得一提的还有它的巧妙，它虽然简单，却常常触及你的活动和兴趣范围内非常敏感的部分。有时候，莫名其妙的问题引起你的注意，拨动你情感深处的琴弦，分散了你的精力。GTD提供了一个理顺思路、把它们提升到意识层面的锚。比如，如果你敢把像“父亲和临终关怀”这样的问题列出来，放进工作篮里，你能坦然地想好结果，朝着这个结果选择下一步行动，那么，你就成功地运用了GTD，还可能把GTD运用到你的意识中深不可测的敏感和复杂层面。

究竟什么是GTD？

对不熟悉GTD的读者，在这里有必要描述一下GTD的几条主要原则；接触过GTD的读者可以把它看作是对GTD的全面总结。

这几年，许多人乃至某些行业（特别是软件行业）在全公司范围内，在他们的产品、服务和价值提案中运用GTD，为GTD的影响扩大做出了贡献。为此，2006年我在我们的网站上写了一篇文章，尽可能地描述了这种方法的特点。

GTD虽复杂却不至于让人犯怵，它的显著效果全部基于常识：只要你把目前自己要做的事列成清单，系统地加以整理和查看，你就能抓住重点，站在最佳视角看待自己的世界，在任何时候都能自信地做出下一步做什么（和不做什么）的决定。GTD方法简单，步步推进，效果显著，可以让你达到得心应手、驾轻就熟的状态。它包括：

写出你注意到的所有事情；

分别把可以采取行动的事情变成结果和具体的后续步骤；

有条不紊地整理尚待处理的事务和信息，根据你具体处理它们的方式和时间，把它们适当归类；

经常检视你的诸多事务的6个层面（宗旨、愿景、目标、责任范围、项目和行动），及时跟踪和“保持警觉”。

采用GTD方法可以使你避免焦头烂额，树立自信心，充分激发你的创造力。它的结构没有限制条件，你可以最大限度地灵活处理具体事务。这个系统恪守高效工作的根本原理，在“方法”层面留出很大的自由发挥的空间。GTD唯一“正确”的做法是用最少的注意力和精力来完成有意义的事情。我们用GTD方法在工作现场培训过成千上万名学员以后，积累了在工作（和生活）中提高效率的丰富经验。

GTD的简便性、灵活性和实用性是它的魅力所在。它能激发、启迪和帮助人们提高能力，这就是它的魔力所在。那么究竟什么是GTD？一句话很难说清楚……

GTD说难不难，说简单也不简单；然而任何对它的断章取义的理解都可能背离这套方法的真谛。

3种GTD模型

我上面描述的这种包罗万象的方法最终被叫作GTD，它其实是我根据多年从事员工和企业培训的经验，发明并综合起来的3种模型的协调统一。这些公式不是我在书上或者狭义的课堂上学到的（虽然现在也开始采用上课培训的方式传播），基本上我是在普通的日常工作生活中，在跟他人（他们需要清晰的视角、方向和积极的行动）打交道的过程中发明的，并对它们进行了实践检验。

我花了很长时间才发现，这个过程对理顺和应付大量工作和项目，分清轻重缓急，是最有效的办法。这些问题伴我一同成长，我认为为它们排序也很重要，因为就是在工作量、项目（情景管理）和优先选择这条线上，对它的认识和运用取得的效果最好。

接下来我要简单地描述一下这3种模型；本书的其余章节将探讨它们如何有效、为何有效，以及具体怎么运用。

掌控工作流程

“掌控工作流程”（Mastering Work Flow）模型分为5步：

收集阶段（Collect）

处理阶段（Process）

组织整理（Organize）

检查回顾（Review）

执行阶段（Do）

基本上，这个办法是收集、思考、组织整理和管理我们日常生活中该做、想做、不得不做的诸多事务的最好办法。它要把所有的原始信息一一列出，对每件事做出恰当的决定，把结果进行恰当的归类，必要时对部分和整个系统进行评估，做出该怎么办的恰当选择。这部分内容反映了我所称的自我管理的“层次”，它与GTD的关系最为紧密，因为它的运用最简单，马上可以见到成效。这个“工作流程模型”的要素建议读者用列清单的办法来安排待处理的事务，这也成为GTD软件运用的基础和关键组成部分。

合乎自然的规划

工作流程模型提到了一个问题，却没有给出解答，它就是项目规划和管理。“处理”你“收到”的信息（电子邮件、工作篮、会议记录等），要在项目一出现就一一列出，并想好接下来的具体行动。对于大部分事务，这样做足以获得一种掌控感。可是，还有许多情况和你希望实现的结果需要加以更加细致的考虑，比如你的婚礼、网站、著作乃至下次休假。要规划和执行更为复杂的项目，我提出了一个简单有效的5步模型。

在我早年从事管理咨询时，但凡觉得自己承诺或负责监管项目的客户，都对“项目规划”表现出浓厚的兴趣。（在我看来，只要一个人参与的活动要分几步才能完成，实际上他就在管理项目了。不过大多数人心目中“项目”的定义没有我想的这么宽泛。）这些人常常问我：“什么是最好的项目规划模型或软件？”好像可以运用的办法不是太简单，就是太复杂。我当年没什么经验，但是我渐渐意识到，其实在不知不觉中，我们做的每件事都是有规划的。

还有一种情况，我们想让有些事必须完成，大多数时候果然能把它们高效地完成，不过却不明白为什么会这样。即使出门、外出就餐或者打理花园，也都需要规划；我们几乎没有一天做事不需要计划。

要把意向变成现实，不管事情大小，都要在大脑中自然而然地经历5个步骤：

·目标和原则

·愿景

·头脑风暴

·组织整理

·明确下一步的行动方案

产生一个愿景或目标，我们对它的想法和行为由我们的价值观决定。接着我们幻想这个愿景如果实现会是什么样。然后，为了降低幻想的愿景和眼前的现实之间的落差，我们自动开始考虑一些相关的念头，考虑怎么实现它（头脑风暴）。然后我们把这些念头转化成条件、步骤和轻重缓急的判断（组织整理），这样我们就有了可以真正采取行动（下一步行动）的着眼点，着手把它们付诸实施。

这个规划模型（详见《搞定Ⅰ》最新版第3章）是自发的，在较为正规或复杂的环境下它并不是标准程序。但它可以明确重点，尽量减少精力和心血的耗费，生活中人们也的确在使用这套方法。它就是对项目、情况、问题和主题的“纵向”考虑。

我们把这些工作流程和规划步骤引入实际应用，显著地提高了效率。此外，还有一个动态的要素必须说明，即重要性排序问题。

关注层面

我们在任何时候，对自己选择做的任何事情，都应该从战略和战术两方面进行思考，这在我看来是不言而喻的，特别是担任管理顾问多年以后。管理，顾名思义，就是在分配有限的资源时做出明智的选择，换句话说，分清事情的轻重缓急。可是所谓的时间管理，甚至战略咨询所描述的取舍步骤大多不是适用性不强，就是不能把影响行动的所有因素考虑周全。

我采用了与发明规划模型大致相同的做法，从一个基本前提入手，也就是既然人们自发地懂得权衡和取舍，那么，我们当然能从这些自发行为中找出规律。我认真研究了真正影响人们做决定的因素以后，提出6个层面和它们的用途。

这些概念的提出纯属偶然。有人请我去给华尔街一名高管做咨询，他面临的主要问题是“会务繁忙”。他的助理每天费尽口舌，替他推掉四面八方涌来的请他出席各种会议的邀请，因为他几个月以后的日程也早已排满。

我走进他的办公室，他关上门，几乎恳求道：“我这个日程表究竟该怎么办？”我完全没有头绪，不知道怎么切入解决他的问题，于是决定把问题返回到他身上，先了解一下情况再说。我走到墙上的一块白板前，写了下面几行字：

·目标和原则

·愿景

·长期目标

·责任范围

·项目

·行动

我知道这几条内容，每一条都与接下来要解决的会务繁忙的问题有关。当然，我刚写完这几行字，他就转过身对我说：“我明白了！”

“明白什么了？”我问。

“问题不在于开会。是我的孩子们！”

原来，他去出席各种会议，初衷是让别人看到他工作很卖力。现在他猛然醒悟，认识到因为开会，自己错过了陪伴几个处于青春期的儿子成长的宝贵时机，太不值得。

类似他这样的顿悟并非个例，会务繁忙的情况也并不特殊。我只不过找到了一个相当简单的办法，在考虑该做的事情时，找到全面看待问题的视角，把它当作思考和抓住重点的工具，从而快速有效地工作。

我再说一遍，这不是什么高深的学问（不会比火箭专家的学问高深）。我们一般在6个层面处理问题，它们之间彼此关联，虽然很多时候大多数人只是隐约意识到这一点。我们有目标和价值观。我们都朝着预想的方向发展（有积极的和消极的预想）。我们想做大事，想实现愿景。我们要把几个关键的工作和生活领域保持在能让我们实现目标的层面。我们在各个层面都有要完成的项目、要兑现的承诺。我们根据自己在这6个层面的事务安排采取行动。

我们的行动越接近最高层面，它就越要紧，至少本质上是这样。换句话说，你越清楚即将采取的行动是实现目标的最佳行动，它对你的价值就越大。

我在《搞定Ⅰ》（最新版）里解释过，但我要在下文再谈一谈关于轻重缓急的排序问题。你决定明天下午3点一刻要干什么时，关注层面并不是唯一的考虑因素：你还得考虑时间、精力和地点之类的具体问题。不过这6个层面的框架仍然提供了扎实有用的工具，让你认真考虑自己的情况，这比简单孤立地教你“要紧的事先做”更加全面。

这些模型如何统一起来

近几年来，我逐渐意识到，我揭示和传授的这些知识无不触及加强掌控和摆正视角这两个方面，受时间、对象、情况的影响不大。我把GTD归结为这两个主要因素，它们比我最初提出的“横向”和“纵向”的两层意思更好理解和运用。“横向偏离”（out of horizontal）有点晦涩，“失去掌控”却好懂得多；“我没有摆正视角”也比“纵向偏离”（out of vertical）顺耳得多。

收集、处理、组织整理、检查回顾和行动，用这套程序来掌控工作，是掌控局面的主要组成部分。而“合乎自然的规划”（Natural Planning Model）和关注层面则提供了看问题的视角。

你也许注意到“合乎自然的规划”和关注层面有相似之处。关注层面其实是把规划模型运用到全景，比如你的人生、整个公司或者一件事上，它是分级分步、层层推进的思考方法，是明确问题、用最好的态度抓住重点的方法。为什么我们做自己在做的事？成功的结果是什么？为了达到目的，哪些内容需要管理和完成？下一步行动是什么？

一定要抓住重点

或许你已经明白，GTD的主要内容是抓住重点，去除无谓消耗精力的事，即利用GTD法把注意力以必要的方式、在必要的时候引向必要的地方，提高你的能力。如果你对局面失去了掌控，就没法分清主次，只能处理手头的紧急事务。因此，GTD法的关键内容就是掌控局面。

同样，如果你对自己在各个层面该做什么毫无头绪，重新审视全局就对抓住重点十分关键。这是GTD第二个要掌握的主要领域：采取适当的回顾和思考步骤，查看和更新在多个层面引起你关注的事情。

这两条在具体行动中统一起来，你就可以在给定的时间决定做什么。具体行动是掌控局面的5个步骤的结果，也是你在生活和工作各个层面的操作的最后落实。不管你对这几个层面有没有意识，你都一直在行动。重要的不在于你一直都在做对自己而言最正确的事情（怎么才能肯定是最正确的呢？），而在于你牢牢地掌握主动，用一套行之有效的程序来做出决定，并坚持把它完成。

GTD：思想基础

这些年，人们对“情商”（emotional intelligence）的概念表现出浓厚的兴趣。学术界也证明了这种常识是有道理的：一个人克制和掌控自己情绪的能力跟他的办事能力和职业成就存在一定关联。如今，人际沟通、团队工作、合作和妥善经营的家庭关系日益成为影响企业生活的重要因素，这种对情感因素的关注是可取的。

不过，我要指出，还有一种经过验证、其实早已被证明的观念，那就是心商（mental intelligence）。我们需要全面理解、管理和强化思考的过程。不是人们不具备思考的能力，而是他们不去思考，或者思考得不够透彻，因为他们的思路没有打通。如果你拒绝有效地思考，哪怕是你收到的一封电子邮件或一个电话留言，它也会对你的办事效率产生负面影响，你的反应要么不够重视，要么小题大做。

事实上，依我的经验看，掌控思考的过程在这类情况下可以发挥更大的效用。心情会影响人们考虑问题的态度，而怎么考虑问题对心情的影响更大。广义的“思考”包括脑子里想到的一切引起你重视的真实或者假想的事物，以及逻辑和理性判断的认知过程。这意味着心情受到想法的影响，胜过想法受到心情的影响。

大脑是个坏主人

大多数人大多数时候似乎听任头脑里各种杂乱的念头轮番登场。这里我要区分一下“思考”和“大脑”。当然，我不想涉足哲学和心理学的深奥领域。不过就我的经验而言，智力和意图相结合的时候，人就开始了思考：动脑子，并且运用其他本能的反应来判断是非，做出决定。如果一个人改变了主意，显然是他的某个部分凌驾于大脑之上，在创造性的、有意识的专心思考以后，修正了大脑。大脑是个好仆人，却是个坏主人。

大脑提醒你想起各种事情，你对其中的很多事情根本无可奈何。想起让人操心的事，不等于你能推进它。往往是人们被动地受各种念头摆布，而不是主动地思考让他们操心的事情，至少不是在有效地考虑怎么解决、推进或者管理头脑里想到的事情。不过，搞清楚这个具有反应性的和机械的大脑程序是怎么回事，是赢得游戏的一大关键。

我们不是生来就会

没有人生来就会思考：“这里有什么真理？我们想取得什么成绩？接下来干什么？谁在做这件事？”如果我们有这种倾向，那它一定早已成了大脑机能的遗传特征被保存下来了。我见到过几个人，他们思考上述问题已经成了一种习惯，通常是在所从事领域的孤立范围内。不过，即便是这群人，大部分人也好像没有意识到他们用了什么方法来进行这个思考过程，而且也不能把这种行为转移到生活的其他重要领域。某软件公司的项目经理很擅长主持会议，也知道如何有效地推出新产品，却完全处理不好自己跟母亲的关系，也不擅长个人理财，虽然相同的办法能够而且应该是适用的。

一名高管在美国某大型公司管理着一个在业内声望很高的管理培训中心。他碰巧看到了我的材料，说我“揭开”了他的企业文化高度重视、却不知道怎么传授给员工的“真理”。他的培训中心只是建立了一些行为模型，并期待员工有这样的行为，比如开会之前有明确的目标、会议结束时必须明确下一步行动、明确由谁负责等等。GTD使这些做法简单地上升到意识层面，使之可以理解，可以传授，构成了一个统一的模型。

这些分清主次的做法对高效应对我们的工作和生活十分关键，而且越来越关键，因为社会和个人事务正变得越来越微妙和复杂。为了让它奏效，我们要更多地考虑怎么把这种意识运用到日常生活的方方面面。

对注意力的关注

大脑如何集中注意力，人们如何掌控这个集中注意力的过程，这些问题近年来引起了广泛的兴趣和研究。注意力不集中可以达到相当严重的程度，我遇到的大部分人也多多少少存在这个问题。虽然很少有严重到寻求专业帮助的地步，程度不等的注意力分散却是普遍现象。

对注意力的关注还没有引起企业效率层面的注意，这很奇怪。因为像电子邮件、黑莓、即时短信、手机等新科技，使亚健康状态的精力分散造成的潜在危害已经引起人们的注意。诸多研究项目都试图记录精力分散现象对企业绩效的消极影响。它们造成的经济损失很难测算。不过，我们可以用平均的注意力集中时段的缩短和干扰增多的统计数据做出大致的推算。于是，企业试着推行诸如“星期五无电子邮件日”、“关闭有声通信时段”之类的规定，不仅为了降低噪声造成的工作效率低下，也想给重内省的创意思考留出足够的空间，因为有些聪明的老板认识到了它们对知识型员工的战略重要性。

多数研究提出的问题和解决方案都围绕外部环境，如电子邮件泛滥、干扰频繁、沟通太多或者太少、变化太快等等。它们把重点放在减少信息流入的数量和速度，这类解决办法顶多在短时间内有效，有时反而会造成工作的不便和停滞。我们要学会在日益密切交织的思考和行动的世界游刃有余地穿梭，这才是一劳永逸的办法。

思考不是人类与生俱来的天赋，伴随着人类的成长，世界变得日益复杂，而思考是从容应对复杂世界的必要条件。我们与生俱来的，是一个一不留神就会开小差的大脑。它最爱去的一个地方是我们生活中“要做的事”，并且烦琐详尽，达到令人匪夷所思的地步。有时候胡思乱想是健康的、有用的，大多数时候却只会分散精力，造成压力，消耗能量，削弱我们保持精力集中、创造力活跃、高效工作的能力。

GTD的一大好处是，它把创造性的思考和胡思乱想区别开来，这样，你就可以在打开积极思考的通道、探索大脑潜能的同时，把消极面排除在外。这个过程不要求深奥的科学训练或者神秘的顿悟（虽然科学界和相信顿悟的人都对GTD如获至宝）。搞清楚并培养大脑的理性思考，把注意力集中在该集中的地方，就像照着菜谱烹饪一样有章可循。你照着一些步骤做就行，不照着它做就会失败。

GTD的逻辑

清空冗杂的念头可以使力量倍增，这个原则是我在练武术时悟到的，并深有感触。修炼“心如止水”（mind like water，这个词借自空手道的说法，形容一种澄明开放的状态）的境界，成为与GTD有关的常见话题。就像水不管遇到什么都能迎刃而解，没有压力，没有紧张感，也不会浪费能量。如果我们能集中精力，就可以用恰到好处的能量、反应和投资来应对周围世界。一旦注意力转移，我们也可以轻松把前面的事情丢开，重新集中精力处理手头的下一项活动。灵活性和专注是力量的源泉，削弱这两者就会降低效率。

用电子邮件跟你的老板交流，处理你刚才的想法；搞清楚孩子为什么一反常态，沉默寡言；解决你刚刚意识到的部门危机；清空这些冗杂的念头对你而言都有最佳反应方式，就看你的世界在某个特定时刻是由哪些要素构成的。如果你把精力过多地放在于事无补的念头上，而不是认真考虑怎么有效应对它，那么你就不会达到“心如止水”的境界，你在毫无必要地耗费精力。如果你把这些想法和心情从一个会议带到另一个会议，如果你带着家里的问题去上班，把工作中的问题带回家，结果就是效率既不高，又无乐趣可言。坦率地说，如果某个想法你想了不止一次，每次都没有变化，你也许就在做无用功，在消耗自己的创造力。

那么，GTD模型是怎么回事呢？它的步骤有什么逻辑呢？

力量＝精力集中

精力集中就可以做到高速运转，成效显著。如果你不能集中精神，不管是弹钢琴、练习空手道、训练宠物狗、学外语还是和处于青春期的儿子进行一次重要谈话，都收效甚微。

精力集中＝不分心

你的脑子开过小差吗？工作效率受到了什么影响？

什么事情最让你分心？我敢肯定，有些日子你心神不定，外界的庞杂事务让你不能放松，也不能把事情顺利完成，比如很大的噪声，比如有人突然闯进你的办公室，比如电脑死机等。不过老实说，你独自一人在安静的房间里，就没有心神不宁的时候吗？肯定有。我们的思绪容易被别人打断，但我们的思绪本身也容易陷入天马行空的胡思乱想中。

分心＝事务处置不当

如果你读这本书的时候，不知不觉走神了，很可能是想起了一件事，这件事你觉得必须去做、去完成、不得不处理。还有，不管什么事打断了你的思路，很可能都是因为你没把它处理好。你的某些决定还没做出，某些事情需要后续跟踪。这里并不是想对你做负面评价，只是描述实际情况而已。

我在这里要讨论的，不是让你有意识地把注意力从眼前这本书转向别的事情。此刻，你可以决定改变事情的先后顺序，先做事再看书，因为你读到的或者看到的东西提醒了你，你想起来过几天要去一趟纽约，你打算考虑一下去纽约要做哪几件事。也可能你只是想换换脑子，让大脑休息一下，随便想想心事。

如果一件事引起你的注意，而且通常是在你不愿意想起它的时刻，这才是真正的干扰和分心。实际上，大脑明白，这件分心的事情还没有处理妥当，它只不过想替你把它做好。大脑作为你的“中央处理器”，这个程序按照你的要求运行的时间太长了。

大脑不能自己把事务处理好

前面几节我提到，与理性自主的思考相比，大脑本身是不够聪明的。问题在于它处理事务的能力十分有限。不过奇怪的是，因为它是一个忠实、勤劳的仆人，一旦它意识到某件事做得不够妥当，就会牢牢地抓住不放。你的事务需要跟踪和处理，如果它们没有纳入某个系统，就会久久地压在你的心头。

不过大脑在记忆、提示和自动思考并做出决定方面的能力实在有限。如果大脑拥有这种能力（似乎好多人相信它有），你也相信它，而不是相信一个外在的系统，那么，它应该只在你该做某件事而且能做这件事的时候提醒你。

举个例子，此刻，你家里是不是至少有一块电池该换了？如果是，大脑在什么时间、什么地点会提醒你购买新电池？当你看到旧电池，当电用光的时候！这不够聪明。如果大脑有自己的智慧，就应当在你看到商店里型号匹配的新电池时提醒你！“嗨，主人，你该买几个7号电池了——这里的货架上就有！”如果大脑真的很管用，你就不需要建立外在的系统了。

今天早上你一睁眼，有没有想起几件该做还没做的事？是不是不止一次想到？反复想起它们，对推动它们的进度有帮助吗？大概没有。最终结果是纯粹在浪费时间，耗费精力。

大脑的提示功能也很有限。研究表明，短期记忆至多只能保存十几件事，再多的话大脑就把它们统统忘记了。如果你把过多的负担交给它，它就左耳进右耳出，干脆放弃了有意识的掌控。

大脑也是个糟糕的办公室。你脑子里堆积的最直观、最要紧的事往往是最新的、最情绪化的事情。很可能在某个特定的下午，你在考虑“买面包”和考虑“买房子”时花了一样多的心思。甚至可能考虑“买面包”比“买房子”还费心，因为你担心回到家才发现忘了买面包的后果。

大脑在跟踪各项事务时，不能把过去和未来区分开。这意味着你脑子里一想到要做某件事，大脑的某个部分就一直在想着这件事。即便你的意图很简单，只想记住和处理两件事，也会给你造成一定的心理压力，并最终导致失败，因为你做不到同时处理两件事。

除非有一个更好的系统，否则大脑不会自动走开

一般情况下，大脑的意识层面会把其他事情丢开，专注于你此刻专心致志的工作。潜意识的层面会记录每件外在系统没有记录的事。你可以骗别人，但却骗不了自己的大脑。它清楚地知道你有没有把要做的事情记下来，会不会在该查看的时候查看。如果你既没有记下来，也没有查看，它就会紧紧地抓住这些事不放。没有记下来的任务很容易在莫名其妙的时候冒出来，比如你凌晨1点正躺在床上，突然想起来：噢，不行……我要记得告诉朱厄妮塔，下星期我要去趟新加坡！

好像很多人都喜欢让潜意识来操心那些没做完的事，大脑就想一下子把它们全做完，可这是办不到的。于是产生了一个矛盾的结果：你不断地想要减缓未完成的工作造成的压力，结果却把事情搞得更加复杂了。

那么，怎么打破这个怪圈呢？

如何释放承诺未兑现时的压力

要想减轻承诺未兑现时的压力，你必须意识到：

·你要捕捉、明确所有层面的事情并把它们条理化。

·你自觉地在必要的时候查看、追踪它们的进展情况。

记在日程表上的事务安排对多数人构不成干扰。比如，你下周四上午10点有件事要做，它也许不会让你焦虑。为什么？因为你相信这个提示系统，相信你能兑现承诺。当然，前提是你知道，你要做的事在日程表上并一一做了标注，必要时可以随时拿来查看，确保你在需要的时候能够看到要看的东西。

实际上你并未完成日程表上的预约，还有可能你并不喜欢做这件事，但这项未来的活动不会让你分心，不会影响到你现在专注做的事情。你用不着去完成它，甚至用不着喜欢它，就可以把它抛在脑后。

如果你突然发觉日程表不见了，你会怎么样？你会感到压力顿时如潮水般向你涌来，因为你的大脑意识到，现在，它得努力回忆这个记录和追踪系统。高度依赖助理或秘书替自己安排事务的管理者，如果秘书或助理哪天突然没来上班，他就会产生这种不知所措的感觉。

你摆脱了承诺无法兑现时的风险，让大脑获得了解放，因为你使用了一个万无一失的系统；但如果你没有这样的系统，负面结果就会接踵而至。你在生活和工作中对自己许下了很多承诺，有的记在日程表上，有的没有，它们之间有区别吗？没有。

不得不做的事几乎不会对你构成压力，这种状态是有可能存在的，但是你必须依赖日程表之所以起作用的相同要素：你要确信它们都列了出来，你能在必要时对它们进行查看。

那么，为什么几乎每个人都在完成日程表上记录的事，却没有人把生活中的其他大事也记在什么地方，全部列出来，养成及时追踪查看的习惯呢？

原因有3个：

首先，记在日程表上的是已经想好、已经做出决定的事；它已经转化到具体事务的层面。你答应星期一下午给吉姆打电话；你无须再多考虑自己该干什么；什么时间、什么地点做这件事也不再有疑问。其次，你知道该把这些事临时搁在什么地方（日程表上），日程表是个常用且方便的工具。再次，如果你一时疏忽，没有做好日程表上标记的活动，受你重视的人很快就会给出直接而负面的反馈。你对自己许下了承诺，却没有做到，这是一码事；可是如果你忘了接孩子，忘了会见未来的客户，或者在约好跟老板面谈时爽约，你马上就会想起这个疏忽并且懊恼不已，这就是另一码事了。

但是，对于大部分其他事务，这3个因素很可能部分缺失甚至全部缺失。用来追踪的线索很模糊；没有熟悉或者标准的系统来追踪它；即便疏忽了，也不容易马上察觉，并且不会感到懊悔。比如，你知道暑假要来了，你得安排好孩子们这几个月的活动，但你也许没把这件事当作“一件事”，特别是没有好好想一想要怎么安排这件事，接下来该干什么。即便你想到先跟妻子商量一下，再做全家人共度暑假的打算，也可能不知道该把这个提示信息记在哪里。而如果你压根儿没有动脑子，那么不会立刻产生负面结果。

如果所有引起你注意的事情都井然有序，结果和行动一目了然（无须多想），如果我们制定并运用直观而好用的工具来追踪和检查它们的进度，如果这个系统一有疏漏就让我们感到懊恼，那么，“心如止水”的境界就是常态而非特例了。

有一次我把自己的系统给别人看，就是我列出来的好多张“项目”、“行动”、“等待”、“将来/也许”清单，还有我的工作职责、长远目标、愿景和价值观清单等，人们很是诧异：他们觉得不可思议。“你的清单这么多！”（他们的表情显示他们很不以为然。）我的回答是：“好吧，把你的日程表给我，我们把它扔掉看看！”多数人想不到这一点。在我看来，这就相当于“学术欺诈”。既然一张清单可以在小范围内消除压力、提高效率，为什么不扩大它的用途，用很多清单把生活中的很多压力去掉呢？

完成思考过程

然而，要把这种做法运用到广阔的人生舞台，还缺少一样东西，那就是训练自己完成思考的过程。日程表是把想好的结果记下来，是思考的结果，是关于具体行动的决定。它也许不是思考的最佳结果（比如你安排召开一次错误的会议，讨论错误的议题），可是在它自己的小范围内，无须再对它进行思考或决定。

除了像安排预约这样的事，大部分事务仍然需要我们做出决定。比如母亲的老年看护、即将到来的假期、个人预算、有人提出与你结盟、一名团队骨干的问题，这些事要着手处理，就得先变成具体的、明确的、可见的行动。

这类事务的问题在于，它从你的脑子里冒出来时，似乎十分模糊、复杂、难以捉摸，于是你不肯再多想下去。你担心太费神，眼下你没有那么多时间和精力。多数人没有意识到，其实你无须把它们彻底想明白、理顺并制订出确切的计划，也可以把它们抛在脑后。“完成思考”的意思很简单，就是想清楚朝向目标迈进的下一步该做什么。想到一半就不想了，这是没有对你该注意的事情给予适当关注的典型例子。你要比实际上你想的多费点心思，然后你会发现，它其实不像你担心的那么费心思。

一旦你想好这些事的下一步该干什么，并把用来提醒自己的信息搁在一个必要的地方，你就可以把它们抛开，朝着既定的方向努力即可。就拿我的经验来说，95%的时候我有时间和精力做事，却没有时间和精力考虑做什么事，它们应该是已经想好的事。比如你偶尔开车经过一家五金商店，你当时想不起来家里缺哪些需要在这里买的东西。你也许有时间和精力买5样东西，却没工夫考虑是哪5样东西。如果你没有想好在什么地方需要什么东西，你的GTD系统内部就出现了严重的脱节。

这种未能充分调动智力的做法，是在生活和工作的坎坷道路上达到游刃有余、从容应对状态的一大障碍。

全局视角是你最宝贵的财富

把生活当事业，把工作当游戏，你看待它们的正确视角是实现生活、事业双丰收的最终钥匙。你可以身处看似可怕的困境，却仍然胸有成竹，只要你拥有正确的视角。你也可以过着看似完美富足的生活，却站在错误的视角，仍然念念不忘想要自杀。视角是关键因素，但它很容易偏离。它可以在一念之间全盘颠覆。

GTD原则和方法的宗旨是尽量让你保持正确的视角，一有偏差就马上予以纠正。我们在关注琐事的同时也要把握全局。但是你得用一套可靠的步骤，把不确定的事务理顺，解除它们给我们施加的沉重的心理压力，这样的压力也许就是由20分钟内收到的3封电子邮件和接听的两个电话造成的。正确的视角是你要形成的最重要的心理框架，用以支持它的工具和方法极其宝贵。

大脑需要延伸

最近，心理学领域的研究初步证明，在一种情境下制定一套捕捉、明确和妥善组织整理的系统是有效的，甚至是必要的。人的大脑可以发挥的创造力，超过了功能最强大的计算机。它能把特定情况下几乎无穷无尽的变量考虑进去，能力堪称神奇。给它一个确定的问题或项目，它能接受的复杂程度、它能激发的创造力着实惊人。可是如果让它同时考虑两个问题，它就懵了。

如果我们把注意力集中在一件事上，事情就能做得很漂亮。而如果我们要考虑的两件事或几件事没有明确的界限，就会出问题。好像一旦我们在某个层面（不管是大是小，是工作还是生活，是复杂还是简单）对自己做出了承诺，没有立即兑现，这个“开放式回路”（open loop）就会留在我们的脑子里，大脑就会不断地想要推动它。就好比我们钓到一条鱼，它不断地拉着钓竿，除非我们把它钓起来或者干脆放走它。如果我们的思维不能全神贯注于一件事，而是同时想做几十件乃至上百件事，大脑就会呈现出一种持续短路的状态。

为了应对这种复杂性，你得有个办法、有个地方把各种想法暂时搁置，就像你把想好的事记在日程表上一样。多数人用日程表而不是用脑子来记事。他们知道日程表上写着要开的会和约好的会谈，知道自己在必要时随时可以查看，就不会在房间里踱来踱去，考虑什么时候该做哪件事。他们查看日程表的时候，大脑是自由的，可以活跃地思考与实际会谈相关的具体细节、会谈的前期准备和后期跟进以及会谈本身的意义等。浏览一天或一周的活动也可以激发活跃的思想，在更大的背景下考虑到无穷多的相关事宜。现在，你可以浏览一下日程表，看看你已经做过的事和将来要做的事，我敢打赌你一定会产生一些不看日程表就想不到的念头，特别是如果你最关心的是记住自己在各个时间安排了哪些事务和活动。

日程表可能是人们自己想出来的把大脑延伸的最好例子，还有很多别的例子也可以让人心情放松：高速公路上的标示牌告诉我们从哪个出口出去，钟表告诉我们现在几点钟，汽车仪表盘的刻度告诉我们什么时候该去加油、汽车有没有出现机械故障。这些系统下面隐含的关键原则都在发挥作用，都得到了我们的接受和认可。

应该引起你的注意、却没在日程表上标记的活动，比你写在日程表上的事务要庞杂、重要得多。多数事务不像约见一个人这么具体和明确，也不像汽车仪表盘的加油指示灯这么直观明显，可是支配这些活动的基本原理全都一样。如果你能想出一件事对你意味着什么，你打算怎么做；如果你把自己该关心的事情的提示信息搁在某个地方；如果你养成习惯，经常追踪查看它们的进度——那么，就没有理由让意外情况困扰你的意识。

你对个人财务状况缺乏安全感，母亲的健康和生活状况让你担忧，这些问题当然比“星期一下午2：15开车去接乔茜”或者“寻找高速路标”难办得多。但是，只要你有了一整套可靠的处理办法，面对它们你也能感到安心。

这当然说起来容易做起来难。很少有人需要别人教他怎么预约和使用日程表，怎么看高速公路的标示牌，但人们却好像不能自然而然地想好怎么有效处理必须面对的许多模棱两可的复杂情况。这就是为什么用GTD模型来掌控局面和调整视角，乍看只是一般常识，却需要学习和实践的原因；这也是在一个新信息不断涌现、世界瞬息万变的时代，GTD引起如此轰动的原因。