第15章
GTD精进之路

GTD方法实际上是一种涵盖多层次精通程度的终身实践。它和拉小提琴、打网球、下象棋非常相似。它还类似于算术、陶艺、艺术史，甚至包括抚养子女。所有这些努力都涉及学习特定的动作和技巧并付诸应用，而你的擅长程度和探究细节则永无止境。

GTD方法是处理日常工作并采取行动的艺术，它本身也随着我们大家所处的年龄或阶段不断演变。它可以带来信心和沉浸状态，确认并引导你的承诺和兴趣。随着时间的推移，你的工作和重点往往会发生显著变化。但精通GTD方法是一种非常明确的做法，需要终身学习并加以完善。

精通不是指某种尘埃落定的状态，犹如置身高山之巅时的禅定和开示（尽管这或许是很贴切的表达）。相反，它是一种业经证明的能力，可借以从事富有成效的行为，并能在面临任何挑战时表现出必要的明晰度、稳定性和侧重性。

在你的世界里，任何改变都有可能导致不明晰、不稳定和分散现象，这是自然常态，当你面临这些事情时，你的精通程度将接受考验。“心如止水”的观点并不是假设水面永远平滑如镜。相反，水会在干扰中处之泰然，而不是与之相争。在人的一生中，这种干扰无处不在，从写你的六年级作业，到你的新工作要求，再到你面临退休时的茫然失措。

GTD精进是指学习并融合各种最佳做法，然后予以整合，这会促进积累更加动态的经验，而不只是内容的累加。当你学习打网球时，你会关注网球动作的具体细节，比如反手、正手、挑高球、发球。一旦你真的参加网球比赛，你就会把它们组合在一起。随着你的精通程度提高，你的注意力会随之成熟，直至能够整合成一个宏观战略。同样，精通GTD也是从初步熟悉它的环节、技巧和工具开始的，熟练后才能在你处理人生和工作大事时综合运用。精通的体现是：你能不假思索地运用优化整合的系统和方法。

精通的三个层次

多年来，我接触过GTD方法的许多使用者，我注意到他们往往在应用这个模式的过程中表现出3个阶段的精通水平：

这方面的一个很贴切的类比是学习开车的体验。第一阶段是掌握基本要领，以便你在不伤害自己和他人的情况下驾驶车辆。你会笨手笨脚，还会感到有悖于觉。但是，一旦你的水平足以拿到驾照，你的世界就会豁然开朗，因为你现在可以去你以前不能去的地方，做你以前不能做的事情。然后，或许你能在公路上信马游缰，驾车成了你生活中必不可少的一部分。最后，你决定再上一个台阶，驾驶真正高性能的车辆，你为此面临的主要挑战和机遇是：你的预判性如何，你能否和你的车融为一体，从而在驾驶方面获得较高的满意度和成就感。

这些阶段分别体现了你的关注范围，以及对特定技术的应用水平。你先执行看似细微的生涩动作，但真正流畅的动作往往局限在有限的范围内。然后，当你适应了这个流程，你会扩展自己的关注范围，去关注下一个街角或是高速公路出口。接下来，你会在更多的层面上做出更有意识和针对性的关注，在可以察觉总体路况的情况下，开车招摇过市。同样，随着“搞定”技术日益成为第二本能，你会将注意力从系统运行机制转向它所产生的结果。

掌握基本要领

正如第一眼看到的那样，熟悉“搞定”的基本构成（基本要领）需要一点时间。理解并认同其概念和原理很容易，但要将它们完全付诸实践的话，这个过程并不一定顺利，且未必能够自动完成。任何复杂的实践——开车、空手道出拳或者吹长笛——莫不如此，最初的动作都不熟练，也不舒服。不过，一旦你操作过上千次，你就能表现得非常得体、强大和流畅，除此之外别无他法。学习GTD同样如此。

例如，要捕获具有潜在意义的一切东西，将其纳入可靠的外部存储设备，以免对你的大脑造成影响，执行这一行动的难度相当于学习手动驾车转向。就GTD模式的大部分情形而言，记录事项本身并不是一种新技能，而是一种看似能轻易完成的实践（如果不是完全有悖于直觉的话）。（“如果它现在并不重要，我为什么要自寻烦恼呢？”）保持对表达思想这一需求的敏感性，养成利用唾手可得的工具切实执行必要行动的习惯，这才是真正的挑战。

还有一些基本做法即使能够初步执行，也很容易陷入不完善和不合时宜的状态，进而失效，这些做法包括：

脱离轨道很容易……

如果你真心真要执行“搞定”方法，其实不难上手，我在本书的前面章节已经做了说明，目的就是让你确信这一点。在某些时候，你的其他待办事项必然会占用你的全部精力，如果新的行为方式还来不及在你的行为模式中扎根，当然很容易偏离轨道。

大多数人都习惯依靠大脑存储信息，以至于很容易回归惯常模式。确定下一步行动需要认知性努力的积极推动，如果特定情形背离了某种关键模式，那它显然是可以避免的。要为“每周回顾”安排时间，如果尚未养成习惯，就会面临巨大的挑战。所有这些都会使个人管理系统变得不完善和不合时宜——你再也无法相信你的清单可以给你提供全部信息，而且由于管理系统不能真正减轻你的压力，你会认为没必要继续与系统保持同步了，然后你或许会将信息重新转移到大脑中。在这种情况下，有人会以极快的速度偏离轨道也就不足为奇了。

……重新步入正轨也很容易

好消息是，重归你富有成效的老路或许和你当初背弃它一样容易。要想重新步入正轨，只需要重演基本套路：拿起纸和笔，再次清空你的大脑；清理你的行动和项目清单；确认并添加新的项目和下一步行动，从而更新你的清单；清理系统遗漏的内容。

这种脱轨又回归的循环在每个人身上都发生过，尤其是在熟悉游戏基本要领的初级阶段。就我的经验来说，最少也要花费两年时间，才能最终将这个实践阶段完全纳入个人的生活和工作循环体系，并持续进行维护。

另一个好消息是，即使某人只从这些材料中收集了很少几个概念，或者未能定期执行这个系统，这么做也会带来明显改善。如果你只是“搞定”了两分钟规则，那也是很有价值的收获。如果你把大脑中的事情记录下来，数量上只比以前略多，你也会睡得更安稳。如果你隔段时间就把电子邮件清零，你就有理由庆祝一番。如果你只需问自己或别人：“下一步行动是什么？”而此时心无旁骛，就能提高你的无压力工作效率。

当然，这些技术越是作为一个系统化和连续性整体共同发挥作用，松散型集中控制方面的经验增长就会越显著。对于大多数人来说，掌握基本要领可以起到转化作用。如果你达到了这个阶段，你就能更快、更轻松地搞定更多事情，处理生活细节的信心显著增强，并满怀信心地开展行动。在精通GTD的第一层面上，你往往要让自己每个小时、每一天都受到控制和关注。

高级层面——集成生活管理

此时，你已经准备好上升到下一层面——每周、每月（甚至更长时间）都亲自掌控自己的生活。这要求你具有更加微妙的认识和实践水平。正如我此前提到的，随着你的驾车技术越来越好，你就能扩展你的视野，从而使动作更流畅，你也能更多地关注你的前进目标，而不是关注可以带你抵达目的地的机械装置。当你对GTD方法精通到一定程度时，为了实现较为长期和更大范围的控制和关注，你就不会像关注你的可靠工具那样关注系统本身或关注你的系统执行方式，但你会以更灵活、更个性化的方式对系统加以利用。

初级层面的精通涉及工作篮、会议、电子邮件、电话、议程、待办事宜、参考系统、清单管理、获得适用工具，等等。高级层面涉及的则是谨慎对待产生初级层面内容的那些重大问题。这些具体行动和信息之所以存在，是因为它们关系到比其自身更加重大的事项，即我们必须完成的项目，我们需要解决的问题，我们在复杂生活中的关注和兴趣领域。你为什么收到那封电子邮件？这次会议的目的是什么，你为什么必须参加？下一季度会发生什么事情，要求你必须从现在起着手解决？鉴于出现了某种重大变化，哪些项目需要修改为“将来/也许”项目（反之亦然）？

掌握基本要领能为有效和高效地执行项目提供依据，还能为探讨较高层面的控制和关注内容——项目，项目的确认、管理以及对其彼此关系的理解，直至我们借以开展行动的更大体系——储备能力和空间。适应某种形式的外脑，可以使人的认知能力得以释放和利用，为应用更具创造性和效率的集成性自我管理系统铺平道路。

高级层面“搞定”精通水平的标志是：

当项目变成你操作系统的中心

沿着精通此术的道路继续前进，你将抵达这样一个阶段：你的“项目”清单会变成你“下一步行动”清单的推动力，而不是其映射，而你的项目本身将真实地反映你的角色、关注领域和兴趣。此时，你的自我管理系统的重心将从地面视野转移到“1楼视野”和“2楼视野”的中间位置（参见第2章）。

尽管对于无压力工作效率的持续体验而言非常重要，但很少有人——甚至包括那些执行“搞定”方法多年的人——真正围绕一份完整的项目清单开展工作，并定期进行客观回顾。不过，真正到达这个层面的人已经逐渐认识到项目清单的力量，并将其作为借以开展行动的基本列表。

鉴于我对项目的宽泛定义（你在一年之内按要求采用多个步骤努力实现的任何结果），即便它们足够明确（“买新轮胎”、“修理打印机”、“找一个新保姆”，等等），你也很难对其进行全面描述。但真正重要的是，将更多更微妙的想要的结果转化为可执行的任务（“明确弗兰科在团队中的新角色”、“研究提高贝蒂娜数学成绩的方案”、“解决与邻居间的地界问题”，等等）。在这个阶段，精通GTD（事实上是精于生活！）的标志是，一个人正视所有他/她关注的对象（担心、忧虑、难题、问题和紧张因素），并将其转化为可实现结果（项目），以便通过具体的下一步行动进行处理。大多数人拒绝确认各种问题和机会，直到他们认为有把握应对。他们没有意识到的是，鉴于没有任何解决方案，探索、寻找或以某种方式接受/安顿某事本身就是一个适当的结果（项目）。通过确认固有项目并采取措施加以解决，由此妥善处理与你邻居的地界纠纷、提高你女儿的数学成绩或者明确某个新团队成员的角色（无论实现每个目标的实际途径有多模糊），这是一种相当独特和成熟的自我管理实践。

基于你的关注领域评估并填写项目列表

我们所做的一切事情，都是为了服务我们所承担的某种角色和职责，或是为了服务我们生活中的某个关注和参与领域。我给我的弟弟打电话，只是为了听听情况，打个招呼，因为我很在乎“家庭关系”。我买食品，因为我认为“健康与活力”很重要。我为董事会制定了一个会议议程，因为我需要维护我在公司里的“企业监督”职责。

每当人们真的基于这种眼界——他们确定精通的个人关注领域——编制了一个清单，他们总会意识到需要添加更多的项目。他们还会意识到，自己并未适当关注工作和或个人生活的某些方面，进而促使他们将“项目”清单编制得更加平衡和完整。

综合的全面生活管理系统

精通阶段的第三项内容是，你的管理系统不再只是汇聚各种清单、信息、应用程序和工具，而是变成一个综合性的“控制室”，它的所有组件一起工作，有效应对发生的任何情况。你将获得定制你的清单、类别，以及应用方式的能力，以此应对你所处环境发生的变化，以及伴随着各种可能性而日益增强的自身复杂性。

这是有关GTD功能意识的一种反映。你理解管理模式各部分的本质并认可其价值，因此得以自由定制其执行方式，以最大限度地为你的需求服务。如果必要的话，你可以从零开始，用你的现有工具创建属于自己的GTD系统应用程序。你的指导原则是：创建并参与必要的定位“地图”，以确保你根据特定情形的需要给予适当关注。

你不会因为处理任何事情而感到茫然，比如：一次午餐会上收集到的名片，今天早上醒来时冒出的有关待启动项目的草率想法，意外收到参加盛会的私人邀请，或者上次体验的血液检测报告。你可以为具有潜在意义的各种数据创建适当的占位符。你还可以很方便地了解有关近期旅行的重要事项；你已经把下次网络研讨会所需的全部材料准备就绪；你不费吹灰之力地为你供职的银行编制了公司概况；你可以为未来两年的家族会谈计划快速构建一个丰富的语境。你有一个动态操作盘，几乎可以确保在任何情形下实现无缝和精确定位。

压力增大而不是减小了此类方法的应用频率

我从认同GTD流程但进展缓慢的人那里经常听到的一个说法是，他们之所以放弃GTD，或是因为他们马不停蹄地出差，流感长期不愈，某个大客户发生了意外，或是除了日常工作还要负责运行一个重大项目，抑或是……在等待。

而精通该方法提高并具备相关经验的人给出的说法通常是，适用“搞定”方法刚好可以让他们提高效率，缓解处理紧张状况时的压力。

所以，本阶段精进之路的一个显著进展标志恰好是一个过渡点。此时，问题和机会可以激励用户尝试GTD做法，而不会导致用户抛弃这种方法。当工作中出现新问题时，你可以再次清理大脑，以此迅速恢复对局面的控制，而不是把所有问题重新塞回你的大脑。一旦你能够做到这一点，你就能确认预期的结果、项目，以及有关这种情形的下一步行动，而不必担心将会发生什么。你在每周过半的时候的确要执行一次“每周回顾”，因为你需要通过关注升级来重新校准你的工作，而不是仍然把“先来后到”当作你的优先处理准则。

在GTD精通层面进行实时操作是可以实现的，也确实很得体。对于真正进行GTD操作的人来说，经验在于“确立活跃条件”。在一位24岁的摇滚音乐家和一位有三个孩子的54岁律师眼里，“活跃”的含义和景象大不相同，但是，GTD应用方面的扩展经验和实现流程却毫无二致。

更高级：关注、方向和创造力

一旦你纳入了“搞定”方法的基本要素，整合了有关生活和的承担工作中的更重要的内容，并且采用一种可靠的、可以个性化定制的系统方法，新的领域就会豁然开朗：清空你的大脑，以此改善你的体验，如此循环往复。

这种精通程度涉及两个关键点：

自由参与最有意义的事情

一旦你真正了解并相信你能够有效执行你工作篮中的任何事项，你可以随心所欲地将所有事务投入工作篮，无论是下一个疯狂构想、一项有待研究的潜在新技术、你想写的一本书，还是出于同情你想给予非政府组织网站一些赞助。

我希望我已经在本书中明确了下述内容：将你的注意力放在你生活和工作的更微妙和更高层次，这种能力在很大程度上取决于你能否“安顿好”更具操作性和必要性的一般内容，如果你不进行适当管理，这些内容很容易干扰并消耗你所关注的创造性内容。

我欣赏那些能够充分分配注意力的人，他们可以起草电影脚本，为所在的非政府组织编写愿景陈述，或者为自己的婚礼宣誓写出完美诗歌，但同时所有事情都还在冲击他们的内心：未回复的电子邮件、崩溃的电脑、待报的税项、岳母对婚礼程序的抱怨、必要的银行授信。我的确知道，如果这些问题能从GTD角度得到适当缓解，从事更多创造性活动的空间和灵感就会大大增多。现在已有记录表明，这种未尽事宜的认知负荷会给关注和执行行为造成负面影响。许多人证明他们有能力在工作时抛弃一切手头事务，去关注他们感兴趣的创造性追求，但以我的经验来看，他们只是缺少一个可以作为依据的参考点，从而不知道自己的生活在无压力情况下会是什么样。

由于对日常生活细节不再感到焦虑，你更容易将注意力集中于真正重要的目标和体验的优势。正如我在第2章指出的，较高层面的关注视野——目标、愿景、目的和原则——是你界定优先事项的标准。但是，大多数人都发现，关注并有效执行优先事项的能力，往好了说，它难以捉摸；往坏了说，它会失效（并令人感到内疚！）。不受干扰的大脑无法想象未来五年你大获全胜时的情景——你仍需有意识地采取行动，将你的注意力转移到此类事项上——但它的确能为有效执行此类行动提供极大的便利。

利用你的外脑

一旦你对管理系统的应用精通到这种程度，“搞定”的实施重点就会发生转移，从以最有效的方式处理新事务和日常生活中的内在需求，转移到充分利用自设情境和触发因素的优势产生富有创造力的想法、观点，激发通常情况下不会采取的行动。

例如，如果你需要清理联系人管理工具并保存一些最新信息，当你审查陈旧并有可能过时的人员和企业目录时，你往往会遇到一些不由得让你自言自语的项目：“鉴于我现在所从事的业务，我真的应该再次联系她。”如果这种触发想法可以成为某种有价值的结果，那么你至少曾经尝试过这种可以反复使用的方法。如果我们只是有意识地关注那些正确的东西，并有能力捕捉可能显现的信息，那么我们今天能产生多少想法，进而能为我们的人际关系、工作和创造性表达增添多少价值？

当你扫视日程表上的过去和未来项目（“哦，这倒提醒了我……！）以及更新你的“项目”和“下一步行动”清单（“啊……现在我需要……！”）时，这种极富创造性和成效的反思行为就会自动产生，有点像是“每周回顾”。定期评估你的“将来/也许”清单内容，能够为你提供更加广泛的选择空间（“我想我真的要参加一个绘画班了！”）。但是，利用同样的回顾触发因素，可以在其他方面多大程度上完善你的经验和人际关系？在经审查具有某种一致性的其他内容中，哪些内容有可能呈现有价值的想法？采取需要定期跟踪的行为具有很大的挑战性，但有无限的可能性可以战胜它们。

这是GTD精进之路的成熟阶段，涉及清单的简单思路在其中发挥着重要作用。正如认知科学家已经证实的，你的大脑不擅长突如其来的回忆，却很擅长富有创造力地思考其直接面对的评估对象。一旦摆脱了记忆功能，大脑就成为一个可以发挥惊人作用的装置，它把事情放到“门前”，让你不必苦思冥想思考的内容。

你希望多久一次得到提醒，以便想起你的重要家庭成员？具体而言，当你想到的是你的伴侣、儿子、妹妹时，哪些提醒方式比较合适？你认为谁应被列入你的专业网络A级清单（涵盖对象的影响力和互动性最具价值）？你应该多久审查一次该清单？什么样的肯定和激励性书面内容能让你重新与之建立联系，间隔多久？

适当的管理结构，可以缓解我们工作执行不力的心理压力，还可以发挥出色业绩的影响力，随着适当的管理系统的建立，每个人都有无数机会可以为我们的世界创造价值。但是这种情况并不会自然发生。你意识到这种动态现象并对其加以巧妙利用，这是在高级层面精通GTD的标志。它可以不受任何限制地自由生成并发展各种构想，然后利用处理手段，对那些笔记和想法进行适当的组织整理。最聪明的人可以意识到，他们的“聪明”和灵感状态只是随机存在的。这些人精心打造各种系统和流程，以利用往往在愚钝背后沉睡的聪明才智来处理我们所栖身的狂野世界。

这条GTD精进之路纳入了基本原理，利用了高层次集成性系统，还借助了具有创造力和针对性的重点关注，因此，它其实并不像我曾经阐述的那样有很大的局限性。大多数人都在其自身实践中部分呈现了这些层面，我也经常遇到某个领域的新手有一些极高层面的举动。但以我的经验来看，一旦考虑到整体意义上的无压力工作效率，就需要一个扎实的发展过程，而不能走捷径。如果你的电子邮件陷于混乱，你无法真正保持一种每周都在控制之中的感觉。如果你没有掌握75个项目的实际现状，你就无法真正自由地实施你的长远规划或者愿景设计。

你可以自觉不自觉、或明或暗地继续参与所有层面的工作。你有各种约会、项目、行动、目标、价值观，而作为一个专业人员，你会发现你的工作都有属于它自己的一系列义务，你必须进行处理。你对“搞定”的精通反映出你具有一种高雅的平静，你正要凭着这份平静去搞定所有事情。涉及紧急状况的意外电子邮件，本周玛莎阿姨的生日，公司策略的潜在变化，以及你认为自己需要添置的新炊具——每件事情都要在适当的情形下得到快速、圆满的处理，除了当下的事务，让你的大脑空空如也。