第0章 Office最佳学习方法
本章导读
Office 2016主要包括Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016、Outlook 2016和OneNote 2016等常用组件。作为最常用的办公系列软件之一，Office 2016受到广大办公人士的喜爱，本章以Offic的领域应用为出发点，介绍Office办公组件的最佳学习方法。
思维导图
0.1 Office可以在哪些地方应用
Office 2016是微软办公软件的集合，主要包括Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Skype、Project、Visio及Publisher等组件和服务。通过Office 2016，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，邮件的接收与发送、整理与共享笔记等多种功能。
Office应用范围比较广泛，不管是工作、生活还是学习中，都会经常使用到Office软件。例如，在工作中可以使用Office制作各类办公文档、在生活中可以使用Office软件记录日常开销、制订个人合同文档，在学习中可以使用Office记笔记、制订学习计划、整理文档集等。
在办公方面，Office 2016主要应用于人力资源管理、行政文秘管理、市场营销和财务管理等领域。
1.在人力资源管理领域的应用
人力资源管理是一项系统又复杂的组织工作。使用Office 2016系列应用组件可以帮助人力资源管理者轻松、快速地完成各种文档、数据报表及幻灯片的制作。例如，可以使用Word 2016制作各类规章制度、招聘启示、工作报告、培训资料等，使用Excel 2016制作绩效考核表、工资表、员工基本信息表、员工入职记录表等，使用PowerPoint 2016可以制作公司培训PPT、述职报告PPT、招聘简章PPT等。下图所示为使用Word 2016制作的公司培训资料文档。
2.在行政文秘领域的应用
在行政文秘管理领域需要制作出各类严谨的文档，Office 2016系列办公软件提供有批注、审阅以及错误检查等功能，可以方便地核查制作的文档。例如，使用Word 2016制作委托书、合同等，使用Excel 2016制作项目评估表、会议议程记录表、差旅报销单等，使用PowerPoint 2016可以制作公司宣传PPT、商品展示PPT等。下图为使用PowerPoint 2016制作的公司宣传PPT。
3.在市场营销领域的应用
在市场营销领域，可以使用Word 2016制作项目评估报告、企业营销计划书等，使用Excel 2016制作产品价目表、进销存管理系统等，使用PowerPoint 2016可以制作投标书、市场调研报告PPT、产品营销推广方案PPT、企业发展战略PPT等。下图为使用Excel 2016制作的销售业绩透视表。
4.在财务管理领域的应用
财务管理是一项涉及面广、综合性和制约性都很强的系统工程，通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理，也是企业管理的核心内容。在财务管理领域，可以使用Word 2016制作询价单、公司财务分析报告等，使用Excel 2016可以制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等，使用PowerPoint 2016可以制作年度财务报告PPT、项目资金需求PPT等。下图为使用Excel 2016制作的住房贷款速查表。
0.2 不同行业对Office技能的要求
不同行业的从业人员对Office技能的要求不同，下面就以人力资源、行政文秘、市场营销和财务管理等行业为例介绍不同行业必备的Word、Excel和PPT技能。
续表
0.3 万变不离其宗：兼顾Office多个版本
Office的版本由2003更新到2016，新版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，可以先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开进行文档编辑。下面以Word 2016为例介绍。
1.Office 2016打开低版本文档
使用Office 2016可以直接打开Office 2003、2007、2010、2013格式的文件。将2003格式的文件在Word 2016文档中打开时，标题栏中则会显示出【兼容模式】字样。
2.低版本Office软件打开Office 2016文档
使用低版本Office软件也可以打开Word 2016创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。
第1步使用Word 2016创建一个Word文档，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧选择【另存为】选项，在右侧【这台电脑】选项下单击【浏览】按钮。
第2步弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开。
0.4 必须避免的Office办公使用误区
在使用Office办公软件办公时，一些错误的操作，不仅耽误文档制作的时间，影响办公效率，而且看起来还不美观，再次编辑时也不容易修改。下面简单介绍一些办公中必须避免的Office使用误区。
1.Word
（1）长文档中使用格式刷修改样式
在编辑长文档，特别是多达几十页或上百页的文档时，使用格式刷应用样式同一是不正确的，一旦需要修改该样式，则需要重新刷一遍，影响文档编辑速度，这时可以使用样式来管理，再次修改时，只需要修改样式，则应用该样式的文本将自动更新为新样式。
（2）用空格调整行间距
调整行间距或段间距时，可以使用【段落】对话框中【缩进和间距】选项卡下的【间距】组来设置行间距或段间距。
（3）使用空格设置段落首行缩进
在编辑文档时，段前默认情况下需要首行缩进2个字符，切忌不可使用空格调整，可以在【段落】对话框中【缩进和间距】选项卡下的【缩进】组来设置缩进。
（4）按【Enter】键分页
使用【Enter】键添加换行符可以达到分页的目的，但如果在分页前的文本中删除或添加文字，添加的换行符就不能起到正确分页的作用，可以单击【插入】选项卡下【页面】组中的【分页】按钮或单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【分隔符】按钮，在下拉列表中添加分页符，也可以直接按【Ctrl+Enter】快捷键分页。
（5）手动添加目录
Word提供了自动提取目录的功能，只需要为文本设置大纲级别，并为文档添加页码，即可自动生成目录，不需要手动添加。
2.Excel
（1）大量重复或有规律的数据一个个输入
在使用Excel时，经常需要输入一些重复或有规律的大量数据，逐个输入会浪费时间，可以使用快速填充功能输入。
（2）使用计算器计算数据
Excel提供了求和、平均值、最大值、最小值、计数等简单易用的函数，满足用户对数据的简单计算，不需要使用计算器即可准确计算。
（3）图表使用不恰当
创建图表时首先要掌握每一类图表的作用，如果要查看每一个数据在总数中所占的比例，这时如果创建柱形图就不能准确表达数据，因此，选择合适的图表类型很重要。
（4）不善用排序或筛选功能
排序和筛选功能是Excel的强大功能之一，能够对数据的数据快速按照升序、降序或自定义序列进行排序，使用筛选功能可以快速并准确筛选出满足条件的数据。
3.PowerPoint
（1）过度设计封面
一个用于演讲的PPT，封面的设计水平和内页保持一致即可。因为第一页PPT停留在听众视线里的时间不会太长，演讲者需要尽快进入演说的开场白部分，然后是演讲的实质内容部分，封面不是PPT要呈现的重点。
（2）把公司Logo放在每一页
制作PPT时要避免把公司Logo以大图标的形式放到每一页幻灯片中，这样不仅干扰观众的视线，还容易引起观众的反感情绪。
（3）文字太多
PPT页面中放置大量的文字，不仅不美观，还容易引起听众的视觉疲劳，给观众留下是在念PPT而不是在演讲的印象，因此，制作PPT时可以使用图表、图片、表格等展示文字，吸引观众。
（4）选择不合适的动画效果
使用动画是为了使重点内容等醒目，引导观众的思路，引起观众重视，可以在幻灯片中添加醒目的效果。如果选择的动画效果不合适，就会起到相反的效果。因此，使用动画的时候，要遵循动画的醒目、自然、适当、简化及创意原则。
（5）滥用声音效果
进行长时间的讲演时，可以在幻灯片中添加声音效果，用来能吸引观众的注意力，防止听觉疲劳，但滥用声音效果，不仅不能使观众注意力集中，还会引起观众的厌烦。
（6）颜色搭配不合理或过于艳丽
文字颜色与背景色过于近似，如下图中描述部分的文字颜色不够清晰。
0.5 如何成为Office办公高手
1.Office自学的3个步骤
学习Office办公软件，可以按照下面3个步骤进行学习。
第一步：入门。
①熟悉软件界面。
②学习并掌握每个按钮的用途及常用的操作。
③结合参考书能够制作出案例。
第二步：熟悉。
①熟练掌握软件大部分功能的使用。
②能不使用参考书制作出满足工作要求的办公文档。
③掌握大量实用技巧，节省时间。
第三步：精通。
①掌握Office组件的全部功能，能熟练制作美观、实用的各类文档。
②掌握Office软件在不同设备中的使用，随时随地办公。
2.快人一步：不得不记的快捷键
掌握Office软件操作中的常用快捷键可以提高文档编辑速度。下面介绍Word、Excel及PowerPoint 2016中常用的快捷键。
（1）Word 2016常用快捷键
续表
（2）Excel 2016快捷键
续表
（3）PowerPoint 2016快捷键
幻灯片放映控制快捷键见下表。
3.各大组件的通用操作
Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤销、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。
（1）复制命令
选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。
（2）剪切命令
选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。
（3）粘贴命令
复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。
（4）撤销命令
当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮
，或按【Ctrl+Z】组合键撤销上一步的操作。
（5）恢复命令
执行撤销命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮
，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤销的操作。
输入新的内容后，【恢复】按钮
会变为【重复】按钮
，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。
（6）查找命令
需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。
（7）替换命令
需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。
4.在办公室/路上/家里，随时随地搞定Office
移动信息产品地快速发展，移动通信网络的普及，只需要一部智能手机或者平板电脑就可以随时随地进行办公，使工作更简单、更方便。使用OneDrive即可实现在电脑和手持设备之间随时传送。
①在电脑上使用OneDrive。
第1步在【此电脑】窗口中选择【OneDrive】选项，或者在任务栏的【OneDrive】图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【打开你的OneDrive文件夹】选项，都可以打开【OneDrive】窗口。
第2步选择要上传的文档“工作报告.docx”文件，将其复制并粘贴至【文档】文件夹或者直接拖曳文件至【文档】文件夹中。
第3步在【文档】文件夹图标上即显示刷新图标。表明文档正在同步。
第4步在任务栏单击【上载中心】图标，在打开的【上载中心】窗口中即可看到上传的文件。
第5步上载成功后，文件表会显示同步成功的标志，效果如下图所示。
②在手机上使用OneDrive。
OneDrive不仅可以在Windows Phone手机中使用，还可以在iPhone、Android手机中使用。下面以在iOS系统设备中使用OneDrive为例介绍在手机设备上使用OneDrive的具体操作步骤。
第1步在手机中下载并登录OneDrive，即可进入OneDrive界面，选择要查看的文件，这里选择【文档】文件夹。
第2步即可打开【文档】文件夹，查看文件夹内的文件，上传的工作报告文件也在文件夹内。
第3步长按“工作报告”图标，即可选中文件并调出对文件可进行的操作命令。
③在手机中打开OneDrive中的文档。
下面以在手机上通过Microsoft Word打开OneDrive中保存的文件，并进行编辑保存的操作为例，介绍随时随地办公的操作。
第1步下载并安装Microsoft Word软件。并在手机中使用同一账号登录，即可显示OneDrive中的文件。
第2步点击“工作报告.docx”文档，即可将其文件下载至手机。
第3步下载完成后会自动打开该文档，效果如图所示。
第4步对文件中字体进行简单的编辑，并插入工作表，效果如图所示。
第5步编辑完成后，点击左上角的【返回】
按钮
即可自动保存文档至O n e D r i v e。
5.如何阅读本书
本书以学习Office的最佳结构来分配章节，第0章可以使读者了解Office的应用领域记忆如何学习Office。第1篇可使读者掌握Word 2016的使用方法，包括安装与设置Office 2016、Word基本操作、使用图片和表格及长文档的排版。第2篇可使读者掌握Excel 2016的使用，包括Excel的基本操作、表格的美化、数据的处理与分析、图表、数据透视图与数据透视表、公式和函数的应用等。第3篇可使读者掌握PPT的办公应用，包括PPT的基本操作、图形和图表的应用、动画和多媒体的应用、放映幻灯片等。第4篇可使读者掌握高效办公的技巧，包括Outlook的使用和OneNote的使用。第5篇可使读者掌握办公秘籍，包括办公设备的使用以及Office组件间的协作。