5.1 初识查询

本节主要介绍查询的基础知识，包括查询的类型、视图以及创建方法等。只有掌握了这些基础知识，才能为后面的学习打下基础。

5.1.1 查询概述

查询是指在数据表中，根据给定的查询条件，对数据库中的数据记录进行检索，筛选出符合条件的记录，形成一个新的数据集合，从而方便对数据库中的表进行查看和分析。

用户在使用数据库的数据时，并不是简单地使用单个表中的数据，而是常常将有“关系”的多个表中的数据一起调出使用，有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用，利用查询对象可以轻松达到这一目标。

概括地说，查询除了用来查看、搜索和分析数据外，还可以实现以下几项功能。

☆ 在数据库中添加、删除或更改数据。

☆ 实现筛选、计算、排序和汇总数据等操作。

☆ 可以完成复杂的多表之间的查询。

☆ 可以生成新的基本表。

☆ 自动处理数据管理任务，如定期查看最新数据。

☆ 查询结果可以作为其他查询、窗体和报表的数据源。

5.1.2 查询的类型

在Access 2016中，查询共分为5种类型：选择查询、操作查询、参数查询、交叉表查询和SQL查询。

1．选择查询

选择查询是最简单的查询类型，它从一个或多个表或查询中提取所需的数据，还可以使用条件表达式来限制查询结果，也可以对提取出的数据进行总计、求平均值等运算。选择查询又可分为4种类型：简单查询、汇总查询、重复项查询和不匹配项查询。

2．操作查询

操作查询是在一个操作中更改许多记录的查询。操作查询又可分为4种类型：生成表查询、更新查询、追加查询和删除查询。

☆ 生成表查询：根据一个或多个表中的全部或部分数据新建表。

☆ 更新查询：对一个或多个表中的一组记录进行批量更改。例如，可以统一给某一类员工增加5%的工资。

☆ 追加查询：将一个（或多个）表中的一组记录追加到另一个（或多个）表的末尾。例如，获得了一些包含新客户信息表的数据库，利用追加查询将有关新客户的数据添加到原有“客户表”中即可，不必手工输入这些内容。

☆ 删除查询：从一个或多个表中删除一组记录。例如，可以使用删除查询来删除没有订单的产品。使用删除查询，将删除整个记录而不只是记录中的一些字段。

3．参数查询

参数查询是指在执行查询时，将弹出【输入参数】对话框，在其中输入参数，从而根据指定的参数返回查询结果。例如，可以创建一个参数查询，来提示用户输入员工姓名，然后查询出该员工的详细信息。

4．交叉表查询

交叉表查询是用来计算某一字段数据的总和、平均值或其他统计值，然后对结果进行分组，一组值垂直分布在数据表的左侧，另一组值水平分布在数据表的顶端，使得数据的显示形式更加清晰，用户更容易理解和分析。例如，用户想要查看产品小计，但还想要按月份进行统计，以便每行显示一种产品的小计，每列显示一个月份的产品小计。要同时显示一种产品的小计和一个月份的产品小计，就可以使用交叉表查询。

5. SQL查询

SQL查询是指使用SQL语句创建的查询。SQL查询又包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等4种。

☆ 联合查询：将一个或多个表、一个或多个查询的字段结合为一个记录集。

☆ 传递查询：用ODBC（开放式数据库互联）数据库的SQL语法将SQL命令直接传递到ODBC数据库进行执行处理，然后将结果传递回Access。

☆ 数据定义查询：该查询用于创建、修改、删除数据表或创建、删除索引。

☆ 子查询：包含另一个选择查询或操作查询中的SQL Select语句。

5.1.3 查询的视图

查询有三种视图模式：数据表视图、设计视图和SQL视图。

☆ 数据表视图：在该视图中，用户可以查看查询的结果。例如，在删除查询的数据表视图中，可以查看要删除的记录，如图5-1所示。

☆ 设计视图：在该视图中，用户可以创建查询，设置查询的字段、条件等，如图5-2所示。

☆ SQL视图：在该视图中，用户可以查看自动生成的等效SQL语句，也可以直接在其中输入SQL语句来创建查询，如图5-3所示。

5.1.4 创建查询的方法

用户主要有3种方法来创建查询：利用查询向导、利用设计视图、直接编写SQL语句。

利用查询向导创建的查询较为简单直观，单击【创建】选项卡下【查询】组中的【查询向导】按钮，即可启动向导，如图5-4所示。使用该方法可以创建4种类型的查询，包括简单查询、交叉表查询、重复项查询和不匹配项查询。

当要创建有条件的查询或者其他复杂的查询时，查询向导并不能满足需求，此时可以利用设计视图来创建查询。单击【创建】选项卡下【查询】组中的【查询设计】按钮，即可进入查询的设计视图。使用该方法可以随时设定各种查询条件或以统计的方式来创建查询。

通常情况下，使用以上两种方法创建的查询可以满足用户的大部分需求。若要创建更高级的查询时，就需要直接编写SQL语句来实现。