![Excel图表与表格实战技巧精粹](https://wfqqreader-1252317822.image.myqcloud.com/cover/85/27738085/b_27738085.jpg)
4.4 使用数据验证
数据验证是指定向单元格中输入数据的权限范围,该功能可以避免数据输入中的重复、类型错误、小数位数过多等错误出现。
4.4.1 设置数据验证
在Excel中,不仅可以使用【数据验证】功能设置序列列表,而且还可以设置整数、小数、日期和长数据样式,用于限制多种数据类型的输入。
1. 设置整数或小数类型
选择单元格或单元格区域,执行【数据】|【数据工具】|【数据验证】|【数据验证】命令,在弹出的【数据验证】对话框中选择【允许】列表中的【整数】或【小数】选项,并设置其相应的参数。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P94_209724.jpg?sign=1739165152-j9dmQZrDJWuJJ6rhjMhwTpRYEalOmyoM-0-72ed48dfcaf0578d73fecc476f68fff7)
提示
设置数据的有效性权限是(A1>=1,<=9)的整数,当在A1单元格中输入权限范围以外的数据时,系统会自动显示提示对话框。
2. 设置序列类型
选择单元格或单元格区域,在【数据验证】对话框的【允许】列表中选择【序列】选项,并在【来源】文本框中设置数据来源。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P95_209725.jpg?sign=1739165152-B07hy8aXj65Z3oVE9nHDBemo1Cr04UE0-0-a594ed2fe984ecdfe5e464b75a1bc3b5)
提示
用户也可以在【允许】列表中选择【自定义】选项,通过在【来源】文本框中输入公式的方法,来达到高级限制数据的功效。
3. 设置日期或时间类型
在【数据验证】对话框中的【允许】列表中选择【日期】或【时间】选项,再设置其相应的参数。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P95_209726.jpg?sign=1739165152-Qds50fuZ3iVBi0vS3wmUILSEagvv1j46-0-7993924c621a3a29419ff2f439bf1f67)
注意
如果指定设置数验证的单元格为空白单元格,启用【数据验证】对话框中的【忽略空值】复选项即可。
4. 设置长数据样式
选择单元格或单元格区域,在【数据验证】对话框中将【允许】设置为“文本长度”,将【数据】设置为“等于”,将【长度】设置为“11”。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P95_209727.jpg?sign=1739165152-KaG0FeTThaIgTmIEmZHYDr86nMFDyMsF-0-6d3990250bad4031679bd01a25c9f251)
4.4.2 设置提示信息
在单元格区域中设置数据验证功能之后,当用户输入限制之外的数据时,系统将会自动弹出提示信息,提示用户所需输入的数据类型。Excel为用户提供了出错警告和输入信息两种提示方式。
1. 设置出错警告
在【数据验证】对话框中,激活【出错警告】选项卡,设置在输入无效数据时系统所显示的警告样式与错误信息。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P95_209728.jpg?sign=1739165152-If3dKrfsOc8B08YHgyZCyyqezeU1GxiX-0-50bc580d12b88c0c71b462cab0d2842b)
2. 设置文本信息
在【数据验证】对话框中,激活【输入信息】选项卡,在【输入信息】文本框中输入需要显示的文本信息即可。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P96_209729.jpg?sign=1739165152-KBwOz8BEgO42s3APnlBHQMdCBFWvhSys-0-b43c5157773be9adb56f73de9f90e0cc)
4.4.3 制作多范围下拉列表
在一般情况下,利用数据有效性制作的下拉列表只能显示单一类别选项。例如在为单元格输入序号时,只能输入A、B、C类或1、2、3等单一的类别序列。下面将详细介绍如何在同一个单元格中显示不同的序列类别。
首先制作序列样式表。然后选择单元格区域F4:F12,在【公式】选项卡的【定义的名称】选项组中执行【定义名称】命令。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P96_209730.jpg?sign=1739165152-gAgUVUABs15PHL3mvPy8UUSn1SHa8Diq-0-d7467b7754acf52f04b2dd2d4bf53943)
弹出【新建名称】对话框,在【名称】文本框中输入“汉字”,然后单击【确定】按钮。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P96_209731.jpg?sign=1739165152-vakS83EhJs7njmyeVrq45IkrB43inC7W-0-2fcc2e59b76c8f8c6177dccc4202f7cc)
选择单元格区域C4:C12,在【数据】选项卡的【数据工具】选项组中执行【数据验证】|【数据验证】命令。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P96_209732.jpg?sign=1739165152-EhX7imqo2t04st6HvuFamTDfBGfNTo9D-0-87b6d8a7c7773f447b227b66c1aa00fc)
在弹出的【数据有效性】对话框中将【允许】设置为“序列”,然后在【来源】文本框中输入引用公式。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P96_209733.jpg?sign=1739165152-0encs5LvUXORp17GeXSX5ZbXjRST3ZWa-0-8fc451c7a372b624be620067cec8be1b)
单击【确定】按钮之后,将在单元格区域中显示下拉按钮。由于没指定选项类型,所以单元格中的下拉选项将为空白项。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P96_209734.jpg?sign=1739165152-6zo3RSYANZ4129caUMAtNon5WznrxXDY-0-cc90e8fea32a2e7eb6072d6df4770a75)
在单元格C2中输入表示选项类型的数值1、2或3,单击单元格中的下拉按钮,在其下拉列表中将根据数值显示不同的选项。
![](https://epubservercos.yuewen.com/C1AFDE/15936052105027206/epubprivate/OEBPS/Images/Figure-P97_209735.jpg?sign=1739165152-9XlDrllpakSBUNjCdj8SpCre9vPdoAE5-0-fdbc7a247577a37451172b4870017e9b)