4.2 制作“员工手册”

员工手册是公司规章制度最常见的体现形式，通常公司员工都会人手一份。下面将制作一个员工手册文档，其中包括员工手册的封面、目录和详情等内容，通过本案例，可以了解长文档的制作过程。

4.2.1 页面设置

员工手册通常会做成小册子的形式分发到员工手中，因此在文档制作前首先需要对文档页面进行设置，包括纸张大小和页边距等，方法如下。

步骤1 ❶新建一个名为“员工手册”的Word文档，切换到“布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“纸张大小”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“其他纸张大小”命令。

提示

在实际操作中，用户应先确定文档实际打印纸张的大小，再在文档中进行相应的参数设置，因为并非所有的纸张大小设置都能找到相应大小的纸型。

步骤2 弹出“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡中设置纸张宽度为“11厘米”，纸张高度为“14.6厘米”。

步骤3 ❶切换到“页边距”选项卡；❷设置“多页”选项为“对称页边距”；❸设置上边距为“1厘米”，下边距为“1.5厘米”，内侧边距为“1.3厘米”，外侧边距为“1厘米”；❹单击“确定”按钮。

提示

“对称页边距”用于需要进行对页装订的文档，这类文档通常需要为文档内侧和外侧设置对称的页边距，而使用常规的左右页边距设置则无法实现。

4.2.2 制作封面

为员工手册制作一个好看的封面，既能提升员工手册的专业性，还能美化员工手册。用户可以使用Word内置的封面，也可以自己设计一个好看的封面。下面介绍如何制作一个简单的封面。

步骤1 ❶切换到“插入”选项卡，在“页面”组中单击“封面”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“切片（深色）”式封面。

步骤2 所选封面将被当作文档首页，选中封面，拖动四周的控制点使封面背景完全覆盖整个文档页面。

提示

在拖动封面边缘的过程中，当封面背景边缘与文档页面边缘重合时，会出现绿色的提示线。

步骤3 选中“文档标题”占位符，在其中输入“员工手册”文本。

步骤4 选中“文档副标题”占位符，在其中输入公司名称，然后分别为标题和副标题设置一个好看的字体即可。

4.2.3 输入内容并设置格式

封面制作完成后，接下来编辑员工手册的正文内容。为了提高编辑效率，可以使用“样式”功能进行快速排版。

步骤1 ❶将光标定位到封面页之后的第1页中；❷切换到“插入”选项卡，单击“页面”组中的“分页”按钮，新建一个空白页面，将中间的空白页预留为目录页。

步骤2 ❶在“开始”选项卡中单击“样式”组中的扩展功能按钮；❷在打开的“样式”窗格中单击“新建样式”按钮。

步骤3 ❶在弹出的“根据格式化创建新样式”对话框中，设置样式名称为“正文内容”；❷设置字号为“小五”。

步骤4 ❶单击下方的“格式”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“段落”命令。

步骤5 ❶在打开的“段落”对话框中，设置“特殊”选项为“首行”，“缩进值”为“2字符”；❷依次单击“确定”按钮保存设置。

步骤6 ❶返回文档，可以看到新建的样式已经出现在样式列表中，将光标定位到文档第3页开头；❷在“样式”窗格中单击“正文内容”样式应用该样式。

步骤7 打开“员工手册范文.docx”素材文件，按下“Ctrl+A”全选，再按“Ctrl+C”进行复制。

步骤8 ❶返回正在编辑的文档，在光标处单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中单击“只保留文档”按钮。

步骤9 执行以上操作后，复制的文本将以当前光标所在段落的“段落样式”粘贴到文档中。

4.2.4 设置标题格式

设置好正文内容格式后，接下来需要为正文的各小节标题设置格式，标题段落通常使用内置的标题样式，方法如下。

步骤1 ❶将光标定位到“序言”文本段落中；❷在“样式”窗格中单击“标题1”样式。

步骤2 使用同样的方法对其他节标题应用“标题1”样式。

步骤3 ❶标题设置完成后切换到“视图”选项卡，在“显示”组中勾选“导航窗格”复选框；❷在打开的“导航”窗格的“标题”选项卡中查看是否所有标题都应用了标题样式。

步骤4 默认的标题样式不一定适合所有文档，因此需要对“标题1”样式进行修改。❶在“样式”窗格中，将鼠标指向“标题1”样式，单击名称后面出现的下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“修改”命令。

步骤5 ❶在打开的“修改样式”对话框中，设置字体大小为“四号”；❷单击下方的“格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“段落”命令。

步骤6 ❶在打开的“段落”对话框中，设置“段前”和“段后”均为“6磅”；❷依次单击“确定”按钮保存设置。

步骤7 返回文档，可以看到所有应用了“标题1”样式的段落已经自动更新为修改后的“标题1”样式。

4.2.5 插入页码

通常情况下，对于需要“对页装订”的文档，其奇数页位于对页的右边，而偶数页位于对页的左边。因此，奇数页页码应设置在页面的右下角，而偶数页页码应设置在页面的左下角。

步骤1 ❶在任意页面中双击页眉或页脚区域，进入页眉页脚编辑状态；❷在“页眉和页脚”选项卡的“选项”组中勾选“首页不同”和“奇偶页不同”复选框。

提示

勾选“奇偶页不同”复选框后，页眉或页脚左侧会显示当前页是奇数页还是偶数页。

步骤2 ❶将光标定位到偶数页页眉或页脚中，在“页眉和页脚”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页码”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择一种位于页面左下角的页码样式。

步骤3 所选页码将被插入到所有偶数页的左下角区域中。

步骤4 ❶将光标定位到任意奇数页页眉或页脚中，在“页眉和页脚”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页码”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择位于页面右下角的相同样式页码。

步骤5 所选页码将被插入到所有奇数页的右下角区域中，设置完成后单击“关闭页眉和页脚”按钮即可。

4.2.6 提取目录

确保所有标题样式正确后，就可以为文档提取目录了，提取文档目录的方法如下。

步骤1 将光标定位到之前预留的目录页中，输入文本“目录”，并应用“标题1”样式。

步骤2 ❶将光标定位到“目录”文本段落下方，切换到“引用”选项卡，单击“目录”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“自定义目录”命令。

步骤3 ❶弹出“目录”对话框，在“常规”栏设置需要提取的目录级别，这里设置为“1”；❷取消勾选“使用超链接而不使用页码”复选框；❸单击“确定”按钮。

步骤4 返回文档页面，即可看到目录已经插入到文档中。

步骤5 案例最终效果如下。