1.1 公文的概念和特征

公文一词初见于《三国志·魏志·赵俨传》：“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民。”可见，在我国，公文的历史源远流长。如今，公文已是办公中最重要、最基础的工作文件。一篇好的公文，能够帮助单位或个人树立良好的形象，获得各方的认可。

1.1.1 公文的概念

公文是一种应用文体。应用文体在日常生活中主要发挥着传递信息、沟通公共关系、处理具体事务、交流思想、分享经验的作用，而公文最主要的任务就是传递信息、沟通公共关系和处理具体事务。

在日常生活中，人们接触频率最高的公文主要有公告和通告两种，人们经常会在《新闻联播》或者是在党政机关媒体上看到“国务院发布最新公告”这样的字眼，这是对政府公文最直接的传播。而通告则与人们的生活关系更为密切，例如“某地方政府发布雾霾橙色预警”“某地道路出现塌方，请过路车辆采取紧急避险措施”等就属于通告的范围。

公文是党政机关、企事业单位等组织和机构使用的文字材料，是各类公务文书的简称。为了规范和管理公文的写作，政府部门出台了一系列相应的处理办法和写作规范。

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》（下文简称为“《条例》”），《条例》指出，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

《条例》明确了决议、决定、命令、公报、公告等15种法定公文种类，并且就公文的密级及保密期限、发文字号、标题等行文格式做了要求。

公文带有强烈的行政色彩，是贯彻落实政策方针、指导安排和商谈工作、互通信息的重要手段。

1.1.2 公文的主要特征

公文是政府管理国家的重要工具之一，与生活中的其他文字材料相比，其特征更为明显（见图1-1）。

1.真实的政策性

同新闻的真实性原则一样，公文的真实性也很重要。为求证新闻，会通过三种以上的方式来进行。而公文真实性的体现就是公文内容与事实、方针、政策三者的真实性与统一性。因此公文所涉及的所有材料和数据都不能存在逻辑上的错误，并且要绝对真实可靠，不能有半点虚假。

2.法定的权威性

公文由明确的法定作者来进行撰写和发布，这类作者大多都是党政机关、企事业单位等组织机构的公文撰写者以及法定代表人，他们都具有一定的社会公权力和应尽的社会义务，并且为了表明公文具有法定效用，在发布公文时必须标明发文机关和作者署名，并加盖发文机关的印章或领导人签名。

由法定的组织机构发布的公文都具有权威性，这些组织机构发出的公文在它们各自的领域里具有指导权和指挥权。

3.鲜明的时效性

公文作为推动日常工作的重要工具，都是具有时效性的，只有时效的长短之分而已。比如制度性的文件时效性可能会长一些，而通知、通报、请示等形式的公文，可能在事件结束后就失去了效用，其时效性较短。

4.处理流程的规范性

作为管理社会的重要工具，公文有一套既定的处理方式，这既是公文权威性的体现，又提高了相关工作的效率。

2012年颁布的《条例》对公文处理原则、公文文种、公文格式、行文规则等方面做了全面明确的规定，要求各个组织机构严格执行《条例》中的规定，以保障公文工作的正常开展。

以公文格式为例，公文的格式包含了标题、行文关系、明确的日期、纸张的选用等，每项规定都非常细致。

1.1.3 公文的六个基本作用

如果将社会的运转比喻成一台机器的话，那么公文就是其中的一个重要的齿轮，在人们看不见的地方推动着社会有序地前进。而这个齿轮之所以能够在这台机器上发挥作用，则离不开其自身的基本作用。

1.领导和指导作用

公文主要体现的是党和政府的意志，国家的方针、政策都是通过一份份的公文来进行传递的。

上级单位通过下发公文，对下级单位进行管理。不论是宣传思想、发布政策、组织开展各类活动等强制性的文件，还是提出具体建议或意见等指导性的文件，下级单位都必须严格执行。一旦公文无法发挥领导和指导的作用，就会导致上级单位对下级单位的管理陷入混乱，因为管理上无法找到依据。

2.规范和约束作用

我们常见的法律法规、行政命令，各类条例、办法、规定等都是以公文的形式发布的。这类公文在一定的范围内给人们提供了行为的准则，起到规范和约束的作用。只有维护其权威性，公文才能更好地维护社会的稳定和经济的发展。

3.宣传教育作用

要想使文件的内容得以顺利地贯彻落实，除了公文内容本身要具备科学性外，还需要让人们都了解这些内容，这就需要进行公文内容的宣传教育。

不论哪个层级的组织机构，在发布重要的具有指导性的公文时，都要对当前的环境和形势进行分析，告诉文件的受众应该如何去做这件事情，以便统一认知，形成合力。

4.依据和凭证作用

作为处理公务的专门文书，公文反映了制发部门的意图，具有法定效力，是收发文机关做出决策、开展工作的依据和凭证。

5.沟通和联系作用

任何一个组织的公务活动都不可能独立完成，不论是一个组织的不同部门，还是组织与组织间的沟通联系都离不开公文。制发公文可以联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验。公文架起了沟通和联系的桥梁。

6.组织和协调作用

不仅是上级机关可以通过决定、通知等公文向下级机关下达命令、意见、决议，进而指导和指挥下级机关的工作，下级机关同样也可以通过请示、报告等方式向上级机关表达自己的想法。当下级机关在工作过程中遇到或发现问题时，可以向上级机关报告情况并征求解决意见，从而有利于工作的推进。

公文的协调作用更为重要，可以协调各个机关和组织之间的关系，让它们能够和谐、有序地推动社会发展。